特色

企業流程標準化的困難

企業成長到一定的規模後,將核心的流程標準化是維持企業高水準運作的重要方法。表單的填寫與傳簽是執行標準化的推手,但使用紙本表單很容易遇到下面的問題:單據滿天飛、無法回收;流程進度無法管控,不知道單據簽到哪裡了;簽核的意見分散,難在同一個平台上溝通;跨部門流程無法平行執行,拉長處理時間、減低執行效率;營業地點分散或是人員出差,永遠找不到需要簽核的人;管理者對公司流程執行效率和瓶頸無法掌握,總是霧裏看花;個人的績效無法有客觀的數字顯現;權責單位不明確,最後大事化小,小事化無⋯。

解決這些問題,需要一個強而有力管理者,加上一套功能強並且使用方式靈活的Business Process Management(BPM)系統。

一般辦公室自動化OA系統及Workflow系統的問題

企業流程標準化是一個困難的項目,導入錯誤的資訊管理系統會是災難的開始。一般的辦公室自動化系統只能針對適用於所有產業固定的流程做管理, 例如請購流程,採購流程,請假流程等等。但是對一家成功的公司而言,關鍵的核心競爭力絕對不是只在這些流程上面—提升競爭力關鍵的流程會根據產業別與與企業運營方針而有所不同,甚至不同的企業文化、地區性工作方式都會演化出精細化的差異。在這種情況下要導入一個已經寫死運行邏輯的OA或Workflow系統,並強迫企業適應系統,完全是一種削足適履的行為。然而,從一般Workflow系統大量地客製化為企業本身量身定做的軟體,會將期導入系統的建置成本增加到難以接受的程度。

OmniBPM系統可以完美的解決這些問題

好的BPM系統應該要能適應各行業特別的流程,OmniBPM系統就是因應這樣的需求而開發出來的。

OmniBPM的設計能讓企業以最快的速度開始進行流程管理和流程最佳化。表單的編排和流程的編輯都能夠直接在網頁上以所見即所得(WYSIWYG)的方式進行,一般複雜度的的流程編輯只要二十分鐘就能開始運行使用。這樣的效率大幅地減低了導入的難度,並提高了企業運作的靈活度。流程隨時可以依需求再更新,讓企業不需要被寫死的系統綁架。

量身訂做

企業的競爭環境每日都在變化,企業內部的流程不可能一成不變。OmniBPM每個流程隨時都可以依照需求來做修改進化。無論是新增或是刪減表單欄位,或是修改簽核的路徑,新增或減少簽核的人員,都可以隨時進行,不會影響到現有正在執行的流程。進化後的流程隨時可以開始執行,新舊版本表單中的資料可以整合延用。另外流程的修改記錄有完整的版本管理功能,隨時可以回到之前的流程設計。讓您的企業隨時都可以零時差進化。

流程引擎

OmniBPM系統的流程引擎彈性高,功能完整。一般OA與Workflow系統還以最原始的串簽與會簽做為簽核單位時,OmniBPM首先研發成功了彈性更大的Directed Acyclic Graph(DAG)流程引擎。無論是串簽中帶有會簽,或是會簽的同時串簽再會簽,都能輕鬆完成。

DAG流程引擎給企業帶來的最大好處就是增加了跨部門協調的效率和執行力。以往企業中由於缺乏系統協助或是使用了彈性不足的系統,造成許多跨部門可同時執行的工作必須一步接著一步執行,以至於執行速度總是一關卡一關。OmniBPM中能同時進行的工作在流程上就可以設計成平行進行,各平行工作的執行進度也能立即掌握,加速執行之外再由權責單位把關,就能兼顧效率與品質。

資訊即時性

在OmniBPM中,所有流程(workflow)裡的工作(task)執行狀況都能隨時監視。重要的工作不再需要一再向各部門確認執行的進度,所有進度都能在彈指間獲得。流程目前待執行的工作項目,負責執行的人員,已經等待的時間,每個參與人員的意見都能一目了然。

彈性報表

OmniBPM系統中所有的流程和表單,不需要再客製就能直接輸出成報表。報表系統可以彈性選擇需要導出的欄位以及資料篩選的條件。管理報表可以即時生成,再也不會在開會時聽到因為資料尚未更新所以管理報表與實際情況不符的狀況。另外管理者可以依照每個人員需求設定報表的權限,權限甚至可以細化到以欄位及資料篩選條件為單位,讓您的商業機密永遠是商業機密。

流程儀表板(Dashboard)

OmniBPM內建的流程儀表板可以即時看到企業中所有流程執行的狀況。每個流程被執行的數量,平均執行的天數,完成的數量,每個人員待辦的事項數量,平均處理的時間,完成的件數都能隨時並且即時獲取。企業工作執行的瓶頸可以一目了然立即處理。同一類流程每個人處理的數量也能統計,不再會有工作分配不均的情況。每個人的工作量可以量化做為績效評比的依據,從此績效評量不再只能靠印象,而能夠有客觀的數據做參考。

專案管理

OmniBPM內建靈活的標籤系統(Tag system)。無論是個人分類檔案或是公司專案管理,都可以透過對文件加註標籤完成。對於專案相關的流程由專案管理人員(PM)對各流程加入適當的標籤後,各專案所有的流程及執行的狀況可以一次列出。管理者可以輕鬆了解各流程目前執行的進度以及遇到的困難,主動管理。

郵件通知

每個人每日固定會收到自已待辦事項的清單,充份掌握自已工作的進度。主管也會收到直屬下屬的待辦工作清單,能即時對重要的工作做好指導。對於工作量不平均 的可以做即時的再指派。對於工作效率不彰的人員也能即時發現即時處理。再也不會有管理者難以掌握下屬工作狀況的困擾。

代理人

企業的運行不能因為人員的請假或是異動就中斷。OmniBPM內建了代理人的功能,可以讓企業運作不間斷。代理人的簽核也有完整的記錄,提升代理工作的責任心。

雲端檔案

流程執行需要的附加檔案可以直接上傳雲端共享,不需要再另外發送。另外與流程相關的檔案受到和流程表單相同的管控。不再會有表單簽完但是關鍵的檔案遺失或是不知道哪一個才是正確版本的問題。檔案利用雲端的技術進行高冗餘備份,讓您關鍵檔案不再丟失。

全文搜尋

OmniBPM可以進行全文搜尋。所有有權限讀取的文件,都能透過搜尋功能來找尋相關的文件。歷史資料的查詢方便簡單,不再會有表單歸檔以後就難以尋找的問題。

雲端便利

OmniBPM以雲端運算為基礎,讓使用者和管理者不在公司也能掌握最新的工作資訊並且即時處理。透過iOS及Android的App,網路到哪裡辦公室就到哪裡。公司人員出差、業務人員拜訪客戶、或是分公司的資訊搜集整合不再受限於辦公地點。企業執行力可以大幅提升。

資訊透明

OmniBPM提供以表單和流程為中心的溝通管道,讓一個流程的所有參與者能交換意見、分享檔案資源,並瀏覽關聯任務。搜尋功能則讓使用者能以關鍵字瀏覽權限所及的所有資訊、幫助工作進行。每個人員處理流程的狀態會留下完整的記錄。跨部門溝通不再個說個話。另外所有表單和流程的歷史資訊進行永久的保存,無論人員流動交接,或是歷史資料的查詢,都能夠透過OmniBPM系統進行。不再會有人員離職無法交接,訊息不清的問題。

系統整合

OmniBPM系統在設計時就考慮了企業各系統整合的需求,採用了RESTful表徵性狀態傳輸設計開放的API接口,無論是與ERP系統或是MES系統結合都沒有問題。另外企業也可以透過資料庫聯結的方式,讓OmniBPM在表單輸入時自動帶出相關的欄位。讓企業的資訊無縫整合。

緊急通知

對於重要的工作可以進行緊急的通知。通知將會以Email以及iOS和Android的Push notification發送。通知可以只發送給應儘快處理的個人或是所有該流程相關的人員。緊急的案件就應該即時的處理。重要的訊息更能及時通知到負責的人員,讓管理者能從被動式的管理化為主動式的管理。重要案件的處理一路通暢。