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企业流程标准化的困难

企业成长到一定的规模後,将核心的流程标准化是维持企业高水准运作的重要方法。表单的填写与传签是执行标准化的推手,但使用纸本表单很容易遇到下面的问题:单据满天飞丶无法回收;流程进度无法管控,不知道单据签到哪里了;签核的意见分散,难在同一个平台上沟通;跨部门流程无法平行执行,拉长处理时间丶减低执行效率;营业地点分散或是人员出差,永远找不到需要签核的人;管理者对公司流程执行效率和瓶颈无法掌握,总是雾里看花;个人的绩效无法有客观的数字显现;权责单位不明确,最後大事化小,小事化无⋯。

解决这些问题,需要一个强而有力管理者,加上一套功能强并且使用方式灵活的Business Process Management(BPM)系统。

一般办公室自动化OA系统及Workflow系统的问题

企业流程标准化是一个困难的项目,导入错误的资讯管理系统会是灾难的开始。一般的办公室自动化系统只能针对适用於所有产业固定的流程做管理, 例如请购流程,采购流程,请假流程等等。但是对一家成功的公司而言,关键的核心竞争力绝对不是只在这些流程上面—提升竞争力关键的流程会根据产业别与与企业运营方针而有所不同,甚至不同的企业文化丶地区性工作方式都会演化出精细化的差异。在这种情况下要导入一个已经写死运行逻辑的OA或Workflow系统,并强迫企业适应系统,完全是一种削足适履的行为。然而,从一般Workflow系统大量地客制化为企业本身量身定做的软体,会将期导入系统的建置成本增加到难以接受的程度。

OmniBPM系统可以完美的解决这些问题

好的BPM系统应该要能适应各行业特别的流程,OmniBPM系统就是因应这样的需求而开发出来的。

OmniBPM的设计能让企业以最快的速度开始进行流程管理和流程最佳化。表单的编排和流程的编辑都能够直接在网页上以所见即所得(WYSIWYG)的方式进行,一般复杂度的的流程编辑只要二十分钟就能开始运行使用。这样的效率大幅地减低了导入的难度,并提高了企业运作的灵活度。流程随时可以依需求再更新,让企业不需要被写死的系统绑架。

量身订做

企业的竞争环境每日都在变化,企业内部的流程不可能一成不变。OmniBPM每个流程随时都可以依照需求来做修改进化。无论是新增或是删减表单栏位,或是修改签核的路径,新增或减少签核的人员,都可以随时进行,不会影响到现有正在执行的流程。进化後的流程随时可以开始执行,新旧版本表单中的资料可以整合延用。另外流程的修改记录有完整的版本管理功能,随时可以回到之前的流程设计。让您的企业随时都可以零时差进化。

流程引擎

OmniBPM系统的流程引擎弹性高,功能完整。一般OA与Workflow系统还以最原始的串签与会签做为签核单位时,OmniBPM首先研发成功了弹性更大的Directed Acyclic Graph(DAG)流程引擎。无论是串签中带有会签,或是会签的同时串签再会签,都能轻松完成。

DAG流程引擎给企业带来的最大好处就是增加了跨部门协调的效率和执行力。以往企业中由於缺乏系统协助或是使用了弹性不足的系统,造成许多跨部门可同时执行的工作必须一步接着一步执行,以至於执行速度总是一关卡一关。OmniBPM中能同时进行的工作在流程上就可以设计成平行进行,各平行工作的执行进度也能立即掌握,加速执行之外再由权责单位把关,就能兼顾效率与品质。

资讯即时性

在OmniBPM中,所有流程(workflow)里的工作(task)执行状况都能随时监视。重要的工作不再需要一再向各部门确认执行的进度,所有进度都能在弹指间获得。流程目前待执行的工作项目,负责执行的人员,已经等待的时间,每个参与人员的意见都能一目了然。

弹性报表

OmniBPM系统中所有的流程和表单,不需要再客制就能直接输出成报表。报表系统可以弹性选择需要导出的栏位以及资料筛选的条件。管理报表可以即时生成,再也不会在开会时听到因为资料尚未更新所以管理报表与实际情况不符的状况。另外管理者可以依照每个人员需求设定报表的权限,权限甚至可以细化到以栏位及资料筛选条件为单位,让您的商业机密永远是商业机密。

流程仪表板(Dashboard)

OmniBPM内建的流程仪表板可以即时看到企业中所有流程执行的状况。每个流程被执行的数量,平均执行的天数,完成的数量,每个人员待办的事项数量,平均处理的时间,完成的件数都能随时并且即时获取。企业工作执行的瓶颈可以一目了然立即处理。同一类流程每个人处理的数量也能统计,不再会有工作分配不均的情况。每个人的工作量可以量化做为绩效评比的依据,从此绩效评量不再只能靠印象,而能够有客观的数据做参考。

专案管理

OmniBPM内建灵活的标签系统(Tag system)。无论是个人分类档案或是公司专案管理,都可以透过对文件加注标签完成。对於专案相关的流程由专案管理人员(PM)对各流程加入适当的标签後,各专案所有的流程及执行的状况可以一次列出。管理者可以轻松了解各流程目前执行的进度以及遇到的困难,主动管理。

邮件通知

每个人每日固定会收到自已待办事项的清单,充份掌握自已工作的进度。主管也会收到直属下属的待办工作清单,能即时对重要的工作做好指导。对於工作量不平均 的可以做即时的再指派。对於工作效率不彰的人员也能即时发现即时处理。再也不会有管理者难以掌握下属工作状况的困扰。

代理人

企业的运行不能因为人员的请假或是异动就中断。OmniBPM内建了代理人的功能,可以让企业运作不间断。代理人的签核也有完整的记录,提升代理工作的责任心。

云端档案

流程执行需要的附加档案可以直接上传云端共享,不需要再另外发送。另外与流程相关的档案受到和流程表单相同的管控。不再会有表单签完但是关键的档案遗失或是不知道哪一个才是正确版本的问题。档案利用云端的技术进行高冗馀备份,让您关键档案不再丢失。

全文搜寻

OmniBPM可以进行全文搜寻。所有有权限读取的文件,都能透过搜寻功能来找寻相关的文件。历史资料的查询方便简单,不再会有表单归档以後就难以寻找的问题。

云端便利

OmniBPM以云端运算为基础,让使用者和管理者不在公司也能掌握最新的工作资讯并且即时处理。透过iOS及Android的App,网路到哪里办公室就到哪里。公司人员出差丶业务人员拜访客户丶或是分公司的资讯搜集整合不再受限於办公地点。企业执行力可以大幅提升。

资讯透明

OmniBPM提供以表单和流程为中心的沟通管道,让一个流程的所有参与者能交换意见丶分享档案资源,并浏览关联任务。搜寻功能则让使用者能以关键字浏览权限所及的所有资讯丶帮助工作进行。每个人员处理流程的状态会留下完整的记录。跨部门沟通不再个说个话。另外所有表单和流程的历史资讯进行永久的保存,无论人员流动交接,或是历史资料的查询,都能够透过OmniBPM系统进行。不再会有人员离职无法交接,讯息不清的问题。

系统整合

OmniBPM系统在设计时就考虑了企业各系统整合的需求,采用了RESTful表徵性状态传输设计开放的API接口,无论是与ERP系统或是MES系统结合都没有问题。另外企业也可以透过资料库联结的方式,让OmniBPM在表单输入时自动带出相关的栏位。让企业的资讯无缝整合。

紧急通知

对於重要的工作可以进行紧急的通知。通知将会以Email以及iOS和Android的Push notification发送。通知可以只发送给应尽快处理的个人或是所有该流程相关的人员。紧急的案件就应该即时的处理。重要的讯息更能及时通知到负责的人员,让管理者能从被动式的管理化为主动式的管理。重要案件的处理一路通畅。