OmniBPM 使用手册

概念

OmniBPM (Omni Business Process Management) 是以「文件」和「流程」为中心的企业管理软体。文件的设定可以依照企业管理的需求弹性的增加栏位,而流程则可以配合企业作业的需求设定参与的使用者及各使用者负责完成文件的顺序。这是非常有弹性的,只要掌握了基本概念,就可以设计出各种符合自己需要的流程。

要了解本系统,建议企业的系统管理者可以依照本文件的顺序来阅读,而一般的使用者可以直接跳到发起第一个流程

在这个文件当中,不同的讯息使用下面不同的格式来表示。

Note 代表补充的讯息。
Important 代表重要的讯息,使用时不注意时可能会与预期的结果不同。
Tip 代表使用的提示。

文件 (document)

举个简单的例子,小学时候的联络簿:

HomeBook

在 OmniBPM 系统裡,这就是一个文件(document)。

模板 (template)

而空白的联络簿,我们称为模板(template),一个模板可以生出很多同类型的文件,例如:

Template

使用者 (user)、任务 (task) 与流程 (process flow)

一份文件往往是由不同使用者来合作完成的。例如联络簿,就是由老师、学生和家长三个人共同完成。要完成联络簿,必须有三个任务

  1. 先由学生填写日期和本日作业栏位。

  2. 完成后交给家长检查并签名。

  3. 最后交给老师检查并签名。

Flow

每个任务指定了该由谁填哪个栏位,以及任务与任务之间的先后顺序。所有的任务,构成了一个流程

以上是最基本的概念。OmniBPM 其他强大的功能皆由此衍生而出,例如指定使用者时可用部门层级来区分、任务不见得只能按照线性的顺序,可以有分支等等。这些会在之后的章节慢慢介绍。

开始使用 OmniBPM

这是 OmniBPM 的登入画面,输入帐号密码即可登入。

Tip 帐号的格式是「"使用者帐号名"@"公司代码"」

Login

登入后可以见到如下主画面。

Main

系统基础设定

为了能够使OmniBPM系统正确的传送文件以及发送电子邮件通知,在企业开始始用系统之前,有一些基本的设定需要完成。 请点选上方选单「设定」→「公司基本资料设定」→「公司组织设定」,进入管理画面。

部门与职等在系统中的作用

部门和职等的设定的主要用途是用于判断每个使用者的直属主管。当部门主管未设定的时候,系统会自动认定该部门中职等最高的人员做为部门主管。 部门也可以另外设置部门主管,部门主管的设定不限制主管一定需要属于该部门。

Tip 当一个人分管多个部门的时候可以设定他为多个部门的主管。

文件签核的时候,一个使用者的直属主管会是他所属部门的部门主管。 当一个使用者已经是他所属部门最高职等人员时,他的直属主管会是该部门母部门的部门主管。

部门主管在系统中的作用主要有: . 当流程设定需要主管签核时,系统会以上面所述的规则来判断应该送给哪一位主管来签核。 . 系统每日会发送每个人待办事项的清单给该员的直属主管。 . 权限设定的时候也可以以部门为单位授予权限。 . 流程设计中,可以以部门人员为任务的负责单位。

Important 在权限设定以及流程设计中使用部门时,这时候包含的人员只有直接属于该部门的人,子部门或是母部门的人员不在包含的人员之中。
部门设定

企业可以依照企业的组织来设定部门,每个使用者都属于某一个部门,点选左方选单的「部门」后,按「新增子部门」按钮建立部门。每个使用者都属于某一个部门,点选左方选单的「部门」后,按「新增子部门」按钮建立部门。 部门可以是树状的结构,如果需要增加子部门,则在母部门后按「新增子部门」按钮建立部门。如果需要增加子部门,则在母部门后按「新增子部门」按钮建立部门。 Department

如果需要更改部门的树状结构,请直接用滑鼠拖曳部门名称后再移动到希望该部门所在的区域。

部门主管的设定也请直接点选该部门主管名称后指定。

职等设定

点选左方选单「职等」后,输入职等名称并按「新增」按钮新增。 职等的清单中,越在上面的表示越高的职等,董事长应该是在最高的位置。 当希望更改职等的顺序时,可以用滑鼠拖曳职等。 Rank

使用者设定

新增使用者

要帮公司的每个员工建立一个使用者帐号,点选左方选单「使用者」后,输入帐号资料并按「新增使用者」按钮建立使用者。 每日发送的待办事项将会发送到所设定的电子邮件。

Important 使用者登入时需要以「帐号@公司码」来登入,但是新增使用者时不需要输入公司码。

Add User

变更现有使用者

直接在左方列表点选使用者,可直接编辑使用者。 在编辑使用者的同时,也可以设定该使用者的

  1. 职务代理人

    职务代理人也可以由使用者自行设定,请参考职务代理人 章节。

  2. 权限

    权限的设定相当于系统中「设定」→「公司基本资料设定」→「修改权限」。有关权限的定义还有设定,请参考权限设定章节。

  3. 群组(工作职责)

    群组(工作职责)的设定将在下的章节中介绍。

Edit User

群组(工作职责)

群组是比部门更弹性的使用者分类方式,一个员工可以同时属于多个群组,不同部门的员工加入同一个群组内。

Tip 在设计流程的时候,相似的工作一般会设定成由同一个群组的人员来完成。 这样企业内人员异动时可以直接透过设定群组人员名单来达成工作的移交。另外某一个工作过于繁重需要更多人员处理时,也可以透过增加该群组内负责人员的数量来达成。
新增群组

请在输入好群组名称后按「新增」建立群组。

Tip 在初期设定时,不需要立刻建立好所有群组,群组可以在设计流程时依照流程的需求再新增。
群组人员设定

这个画面有一个下拉式选单,其代表「不在群组裡的使用者」,然而下方方框中则是「群组内的使用者」。要将使用者加入或移出群组,就是按「+」或「╳」。 使用方法是点左侧「群组」选单,输入群组名称后,再从左侧的使用者清单内选择要加入的使用者。按「+」按钮将选择的使用者加入群组,或是右侧的清单内选择欲移除的使用者,再按「╳」按钮。 选好使用者后,将会自动储存群组人员的变更。

Group

编辑群组

若要编辑群组,滑鼠单点画面左边已有的群组,选择后即可编辑。

删除现有使用者

删除

当一个人员离职时,需要删除该员的帐号,帐号的删除可以防止企业资讯的外流,所以是非常重要的。要删除目前的使用者,只需要点选该使用者后再按「删除使用者」。 另外 OmniBPM 系统收费的方式是以当月中企业最多使用者时的使用者人数来计算,所以即时的删除离职人员帐号也有助于减少系统使用的费用。

一个使用者被删除只代表该员无法再登入系统,但是并不会造成系统中任何的文件被删除。使用者被删除时建议要同时做以下设定:

  1. 代理人

    设定代理人后,该员目前负责处理的事项以及原本未来该员应处理的事项,应由代理人来处理。

  2. 电子邮件

    被删除人员的待办事项仍然会每天以电子邮件发送,所以应该将他的电子邮件设定到主要代理人的电子邮件上。

  3. 群组(工作职责)

    如果某一个群组中只有该员是成员,应该要加入新的成员,这个成员可以是他的代理人或是新召募的员工。 否则当流程进行到需要这个群组的人员负责处理任务时,会没有人员处理该任务。

恢复帐号

帐号误删除时,或是人员复职时,可以点选该帐号后再按「恢復使用者」来回复该员的帐号。

Tip 记得要重新检查代理人的电子邮件、权限、群组等等的设定是否需要调整。

权限管理

权限管理可以由「设定」→「公司基本资料设定」→「修改权限」来进行。

Table 1. 权限的定义
权限 管制的功能 说明

权限管理

「设定」→「公司基本资料设定」→「修改权限」

职等管理

「设定」→「公司基本资料设定」→「修改权限」→「职等」

部门管理

「设定」→「公司基本资料设定」→「修改权限」→「部门」

使用者管理

「设定」→「公司基本资料设定」→「修改权限」→「使用者」

群组管理

「设定」→「公司基本资料设定」→「修改权限」→「群组」

流程管理

「设定」→「表单与流程设定」→「流程编辑器」、「设定流程选单分类」、「新增/编辑下拉式栏位选项」

文件管理

「设定」→「表单与流程设定」→「流程权限管理」

流程除错管理

「设定」→「表单与流程设定」→「流程除错」

标籤权限

「设定」→「标籤管理」

一般使用者只能管理自已的标籤,有些权限的人可以管理全域标签。关于标籤请参考标籤章节。

报表管理

「设定」→「报表设定」→「报表权限管理」

Dashboard.all

「流程仪表板」

一般使用者只能看到和自已相关的数据,有此权限的人可以看到全公司的数据。

建立模板(建立新流程)

我们拿「请假流程」来当范例,点选上方选单「设定」→「表单与流程设定」→「流程编辑器」建立新的流程。

编辑流程有六个步骤:

  1. 流程名称

  2. 文件栏位

  3. 流程

  4. 任务指定

  5. 预览

  6. 完成(权限设定)

流程名称

输入流程的名称,此处我们输入「请假单」。

Template Name

文件栏位

一个流程被创建了以后,第一步是先定义该流程配合的文件需要哪些栏位。

栏位型态

每个栏位都应该有适合该栏位的型态。系统支援的栏位型态有整数、实数(整数&小数)、文字、日期、日期时间、核取框(CHECKBOX)、是非、下拉式选单、连结位址、空格、创建者姓名、创建者帐号、创建者部门、创建者职等、表格或是公式函数等。 OmniBPM 也可以在一个文件中新增表格,表格的每一栏的型态也可以依照实际使用的需求来选择。 要新增一个栏位请依照所需要的型态按「+整数」等等的按钮。

Field Type

Tip 模板中一些装饰性的文字和排版时辅助用的空白,可以用「+空格」来实现。
栏位设定

在按了栏位型态的按钮之后,该型态的栏位就新增到这个样板之中了,这时候必须对于这个栏位的名称做设定。设定时的介面如下:

Text Field

除了栏位名称以外:

  1. 放大/缩小

    增/减加此栏位的宽度

  2. 数据表格

    关于数据表格的设定,请参考联结外部资料库章节。

请假单

在这个范例裡,我们依序新增六个栏位:

  1. 请假人

    首先点选「+文字」按钮,画面会新增一个栏位,在左侧栏位名称输入「请假人」后,按「完成」。

    Text Field

  2. 开始时间

    同理,点选「+日期时间」,新增一个「开始时间」栏位。

  3. 请假时数(+整数)

  4. 假别

    点选「+下拉式选单」,栏位名称输入「假别」,右边选单选择「新增下拉式选单」,输入「放假种类」后按「新增」。

    Popup Menu

    新增完之后,请确认右上角的下拉选单已经选为「放假种类」,即可按「完成」。

    Popup Menu

    Important 此处只是将下拉选单的列表取个名字而已,真正的内容选项(以此范例来说,是「病假」、「事假」、「丧假」、「产假」、「育婴假」),之后将会在上方选单「流程管理」→「新增/编辑下拉式栏位选项」中设定。
  5. 主管同意(+文字)

  6. 人资核对(+文字)

下图是完成后的样子,请按「下一步」进入「流程」。

Fields

流程

概念

OmniBPM 系统对于流程设计有非常大的弹性及便利性,流程的进行是由一个一个的任务组成,每一个任务可以由一个特定的人、部门、群组、或是主管来负责完成。 任务与任务是可以「同时」进行,也可以是依照先后顺序来进行。实际执行任务的人员可以在流程进行中从负责的群组中来指定,也可以不指定由群组中任意的人来完成。

另外 OmniBPM 系统在设计流程时只需要针对顺利完成整个流程需要执行任务的顺序做设定,例外或是错误的状况完全不需要在流程设计时考虑。 当流程实际进行时有例外或是错误需要修正,可以透过「退回」的方式来进行。「退回」的接收人是在流程实际执行时可以选择的,因此流程设计时不需要考虑例外处理。 这样设计让使用者可以在更短的时间内完成流程的设定,也在流程实际执行的时候保留了最大的弹性。关于「退回」的使用,请参考退回文件章节。

Important 由于「退回」不需要在流程中设定,所以一个流程中不可能出现「无限迴圈」(也就是某些任务管制点,经过一些连线最后连回自已)。系统会自动检查是否有「无限迴圈」存在,如果出现「无限迴圈」会回报错误。
Table 2. 任务节点种类
节点 说明

[流程发起人]

发起该流程的使用者。

[待指定负责人]

在流程进行的过程中由流程中其他人员指定该任务负责人。

使用者

某一位特定的使用者。

群组

某一个群组的人员:在流程进行中,如果群组节点没有被指定负责人,那麽所有在该群组的人都会收到这份文件。但是当任何一个人处理文件完成后,该文件将会从群组所有人的待办清单中移出到下一步的负责人。

部门

某一个部门的人员:在流程进行中,如果群组节点没有被指定负责人,那麽所有在该群组的人都会收到这份文件。但是当任何一个人处理文件完成后,该文件将会从群组所有人的待办清单中移出到下一步的负责人。

主管签核

在流程中参考某一节点签核的人员,以该员为基准上呈该员的主管。

流程运行的原理

流程进行时,一般会新增[流程发起人]节点做为开始点,在流程进行时当一个「任务节点」满足了

  • 表格填写的要求

  • 指派任务的要求

  • 签名人数的要求

以后那麽一个任务节点就算是被完成,当一个任务节点 连向它的所有任务节点 都已经 完成 了以后,该任务节点的成员便会收到通知,需要处理该节点的任务。 由于这个观念是流程设计的核心观念,我们在这边重复一次流程运行的的规则。

Important 当一个任务节点 连向它的所有任务节点 都已经 完成 了以后,该任务节点的成员便会收到通知,需要处理该节点的任务。
请假流程

现在我们来设定请假流程。这个步骤定义了这份文件的任务(由谁来签核)以及相依先后顺序关係。 请假流程如下:

  1. 任意使用者发起请假,「同时」指定请假期间的代理人,

  2. 发起人的上级签核,「同时」请假期间的代理人签核,

  3. 主管同意后(不待代理人签核)交由人资建档「同时」发起人接收主管回复的结果。

新增流程中的一个节点,请按「+」并选择节点的种类。

Flow-add-node

请假流程的节点可以如下依序建立。

  1. 任意使用者发起请假

    新增「流程发起人」节点,任务是"填写请假单"。

    Flow-1

  2. 「同时」指定请假期间的代理人

    新增「待指定负责人」节点,任务是「确认代理」,并且由「流程发起人(填写请假单)」来指定负责人。

    Flow-2

  3. 发起人的上级签核,「同时」请假期间的代理人签核

    新增「主管签核」节点,任务是"主管签核",主管参考「流程发起人(填写请假单)」。 流程图新增连线:由「流程发起人(填写请假单)」→「主管签核(主管签核)」,由「流程发起人(填写请假单)」→「待指定负责人(确认代理)」。

    Flow-3

  4. 交由人资建档「同时」发起人接收主管回复的结果。

    新增「群组」节点,选新增群组新增一个人事群组,任务是"人事登记"。 流程图新增连线:由「主管签核(主管签核)」→「人事 群组(人事登记)」。

    Flow-4

    新增「流程发起人」节点,任务是"接收主管签核结果"。 流程图新增连线:由「主管签核(主管签核)」→「流程发起人(接收主管签核结果)」。

    Flow-5

    Flow

任务指定

这个步骤指定了每个任务可以编辑的文件栏位。预设是必填不能留空,否则将无法「完成」此任务,不过也可以设定为非必需。一个文件栏位可以被多个任务指定,代表这些任务都可以编辑这个栏位,文件显示该栏位的值会以时间上最晚编辑的为主。但 OmniBPM 仍会记录每个完成的任务所填写的值以供备查。

Important 如果文件栏位没有被任何任务指定可编辑的话,这个栏位的值就注定无法更动 —— 因为没有任何使用者可以编辑它,所以要避免这种状况。

以请假单的例子来说,一共有五个任务:

  1. 填写请假单

    必须填写「请假人」、「开始时间」、「请假时数」、「假别」等四个栏位。

  2. 确认代理

    无。使用者在这个任务只要按「签名」就好。

  3. 主管签核

    必须填写「主管同意」栏位。

  4. 人事登记

    必须填写「人资核对」栏位。

  5. 接收主管签核结果

    无。

操作方法是依序点选画面上方的任务使其变深色(表示正在设定该任务可填的栏位,预设是必填),再点选画面下方,该任务可修改的文件栏位使其呈现深色。如果这个栏位不是必填,可勾选「非必需」。

Task Assignation

流程权限

流程权限在流程设计完成时可以设定,另外也可以从「设定」→「表单与流程设定」→「流程权限管理」设定。 流程的权限分为:

  1. 可创建

    拥有可创建权限的人可以发起这一个流程。例如:请假流程可创建的人应该是全企业的人员;工程变更流程可以创建的人是工程人员。

  2. 可读

    每一个流程发起以后,只有 流程的发起人流程执行过程中签核过的人员 可以看的到这个流程的文件。而所谓的「可读」,拥有此权限的人可以读取这类型流程所有的文件。 例如请假单,虽然所有的人都可以发起请假的流程,但是不是每一个人都看的到所有人请假的记录,只能看到自已填写过的请假单。人事单位如果有超过一个人处理请假流程时,每一个人只处理部份的请假单,所以没有一个人可以看到所有请假的记录。如果人事主管需要看所有请假记录,可以给予主管「可读」的权限。「可读」权限除了导出报表时可以导出所有该类型文件外,也包含了搜寻时可以搜寻到所有该类型的文件。 关于报表的设计与导出,请参考报表章节。

Important 当流程创建完成后,必须要设定好「可创建」的权限,拥有「可创建」权限的使用者才能在登入时在选单中看到该流程。若没有设定则没有人可以使用这个流程。

进阶流程设定

在前面的请假流程之中,企业的系统管理者可以用最短的时间为企业完全定制化的流程。在这裡我们介绍一些进阶的设定功能,可以使流程的设计还有执行能够满足企业运作複杂的需求。

多人签核任务节点

对于「群组」和「部门」任务节点,可以设定该任务节点需要签核的人数,当超过设定人数签核该任务节点后,该任务才被满足。

按下任务节点下的编辑,设定「完成人数」,「完成人数」预设值是 1 ,也就是只要一人签核就满足此任务,也可以设定为需要所有人签核才满足此任务。

N Signers

Important 当完成人数超过一人时,第一个签核的人员需要完成该节点 填写表单指派人员 的要求。后续的人仍然能更改填写的栏位,以最后一个人签核完成时栏位填写的状况为最终值下传。
指派任务节点的负责人

当某任务需要由主管指派实际的负责人(以下用「需被指派之节点」),可以按下任务节点下的「编辑」,设定「负责指定之节点」。在流程执行时,到了「负责指定的任务节点」,「负责指定的任务节点」的负责人必须把「需被指派之节点」的工作指派完成。流程运作时任务指派的操作请参考任务指派章节。

Job Assignment Node

同步任务节点的处理人

当某一个工作需要同一个人在不同的阶段多次确认时,可以使用同步任务节点的处理人的功能。在较后执行到的任务节点按下任务节点下的编辑,勾选「成员与指定节点同步」并设定「任务节点」为「较先执行到的任务节点」。 当流程执行到「较后执行到的任务节点」时,系统将会参考「较先执行到的任务节点」的「任务指派」,并且以此「任务指派」做为「较后执行到的任务节点」的「任务指派」。假如「较先执行到的任务节点」没有指定「任务指派」,那麽将以「较先执行到的任务节点」的实际签核人员做为「较后执行到的任务节点」的「任务指派」。

Copy Job Assignment

Important 同步任务节点时,两个节点的类型和限制必须完全相同。比如说,两个节点必须都是同一个群组,且对职等没有限制。如果没有相同型态的节点出现在现有的流和之中,那「成员与指定节点同步」的选项不会出现。
触发流程

我们以「客户报价单」触发「请购单」做为范例。假如企业完成「客户报价单」后,希望将报价单的资料对应到「请购单」上面,就可以利用 自动触发新流程 来协助完成。 这样不仅帮助使用者节省不少时间,也可以减少发生错误的机会。

由业务填写报价申请单 新增「流程发起人」节点,任务是"填写客户报价申请单"。 Trigger workflow

自动触发新流程 点选「 启用自动触发新流程 」,就可以进行触发流程的动作了。 Trigger workflow

  1. 一触发一

    一张流程单中的栏位(A)可以直接触发到另外一张流程单的栏位(B),并且直接填入资讯。 「客户报价单」的其中一个栏位对应到「请购单」的栏位。

    Trigger workflow

  2. 一触发多

    一张流程单中的表格栏位(A)可以触发多张子流程(B),在触发子流程后表格中的数值(A)可以填入到新表单中的栏位(B),但无法填入新表单中的表格。 我们利用一个简单的例子来说明,新进员工进入公司时在表格栏位中填入姓名、年龄、性别等基本资料,可以利用「一触发多」让每位新进员工独立成为一张新的子流程。

    Trigger workflow

进阶流程的范例

我们以一个常用的流程做为范例。假如企业需要工程支援流程,也就是由销售单位向工程主管提工程支援的需求,由工程主管指定工程人员处理,处理完成以后交由同一位主管确认处理是否完备,最后处理结果回到申请的销售单位做为回复,流程可以依下面设定。

  1. 由销售单位向工程主管提工程支援的需求

    新增「流程发起人」节点,任务是"填写工程申请单",新增「群组(工程主管)」节点,任务是"指派处理的工程师",并且连接「流程发起人(填写工程申请单)」→「群组(工程主管)(指派处理的工程师)」。

  2. 由工程主管指定工程人员处理

    新增「群组(工程师)」节点,任务是"处理工程支援事项",设定「负责指定的任务节点」为「群组(工程主管)(指派处理的工程师)」,并且连接「群组(工程主管)(指派处理的工程师)」→「群组(工程师)(处理工程支援事项)」。

    Job Assignment Node Example

  3. 处理完成以后交由同一位主管确认处理是否完备

    新增「群组(工程主管)」节点,任务是"审核工程处理是否完备",勾选「成员与指定节点同步」并设定「任务节点」为 「群组(工程主管)(指派处理的工程师)」,并且连接「群组(工程师)(处理工程支援事项)」→「群组(工程主管)(审核工程处理是否完备)」。

    Copy Assignment Example

  4. 最后处理结果回到申请的销售单位做为回复

    新增「流程发起人」节点,任务是"接收工程单位回复",并且连接「群组(工程主管)(审核工程处理是否完备)」→「流程发起人(接收工程单位回复)」。

最终的流程图

Overview

公式栏位(Formula)

OmniBPM 系统中,表单的栏位可以是由其它栏位的值自动计算而来,可以避免使用者自行计算发生错误的可能性,并且增加工作效率。 例如在一个请购单中,各项的小计还有总计,可以由各项的单价及数量自动计算而得到;请假单中,请假的总时数也可以由请假开始和结束的时间计算而得。

  1. 当要新增公式自动计算栏位时,请在编辑表单处按「+公式函数」:

    Formula

  2. 新增栏位后输入栏位自动计算的公式:

    Formula

    在此我们用的公式是"DAY([请假结束时间]-[请假开始时间])"。

Important 在输入栏位自动计算公式时,其它栏位请用 [栏位的名称] 来代表,也就是 栏位的名称 外面用 [] 包住。 例如在上面的例子中,就有[请假结束时间],代表的是 请假结束时间 这个栏位的值。
Important 因为用栏位名称来指定用来计算的栏位,所以在表单中应避免重复的栏位名称,重复的栏位名称不能用在公式中。

这样就完成了公式栏位的设定。

另外公式栏位也可以应用在表格当中。

  1. 当要新增公式自动计算栏位时,请在编辑表处按「+公式函数」

    Formula

  2. 新增栏位后输入希望计算的公式

    Formula

    在此我们使用的公式是"[请购项目.请购数量]*[请购项目.单价]"。

Important 表格中的栏位要用 [表格名称.栏位名称] 来代表。在这边表格名称是 请购项目 ,栏位名称是 请购数量单价 。这样单项的总价就能够自动计算。

公式也可以对表格中的栏位做整体的计算。延续上面的例子,我们新增一个 「请购总价」的栏位,并且设定公式为"Sum([请购项目.请购数量]*[请购项目.单价])"

Formula

Table 3. OmniBPM提供的数字运算子
运算子 说明

+,-,*,/

加、减、乘、除

%

馀数 (A%B是A除以B的馀数)

>, <, ==, >=, ⇐, !=

逻辑 大于、小于、等于、大于等于、小于等于、不等于

&&

逻辑 AND

||

逻辑 OR

Table 4. OmniBPM提供的函数
函数 用在表格 「栏」(Column) 说明

MAX()

O

栏位中最大值

MIN()

O

栏位中最小值

AVG()

O

栏位平均值

SUM()

O

栏位加总

IF(C, A, B)

X

当C为布林True时,回传A计算式,否则回传B计算式

NOT©

X

当C为布林True时,回传False, 当C为False时,回传True

DAY()

X

将栏位值换算成天数

HOUR()

X

将栏位值换算成小时数

HOUR_OF_DAY()

X

将日期/日期时间/时间栏位中的"小时"回传

FLOOR()

X

回传小于栏位值的最大整数(无条件捨弃)

CEIL()

X

回传大于栏位值的最小整数(无条件进位)

Note 用在表格「栏」为「O」的表示该函数作用于整个表格的「栏」。例如SUM这个函数会加总所有指定的「栏」或是带有「栏」的计算式。不能用在单一非表格的栏位。

最后,如果需要要函数之中使用字串常数,可以用英文的双引号 " " 将字串包起来。 例如,可以用 [假别]=="事假" 做为一个判断式。

依照栏位内容决定流程

在一个複杂的企业流程,哪些任务节点(Task)需要被执行有时候是需要依照表单中填写的内容来判断的。例如在一个退货的流程当中,需要判断是否为品质问题,如果是产品的品质有问题,必须要执行品保相关的流程。 若是和品质无关的问题,那麽不需要执行品保相关的流程。

依照这个例子,我们可以用一个 「是非」栏位给使用者写是否为品质问题。另外品保需要填写的表单栏位也需要一併的设计进表单中。

TaskCondition

在设计流程的时候,必须把品保的相关流程也一併设计进流程之中。在品保流程相关的任务节点(Task)上面,需要设定跳过任务的条件。设定时请在节点上按「编辑」,勾选「依条件跳过此节点(条件为"真"时,此节点不被执行)」,并且输入跳过任务的条件。在这被跳过的条件应该是 不是品质问题 ,所以应该输入 「NOT([品质问题])」。当「NOT([品质问题])」为「真」时,这个任务将会被跳过,必须填写的栏位也不会被要求填写。

TaskCondition

TaskCondition

Important 跳过任务节点条件 成立时,原来任务节点要求填写的栏位也 不会 要求必须填写,该节点将会直接被跳过。

关于条件的编写,可以参考上一章节有关 公式栏位

流程选单

设计好的流程模板,在流程编辑器的第一步按「确定」,就会出现在有创建权限的使用者画面左下角的流程选单内了。

Activate

点选左上角的流程,会发现「未分类」选项。

Menu

想要按照流程来分类,设定子选单的话,请点选「表单与流程设定」→「设定流程选单分类」。请输入想要建立的资料夹名称,例如「人资部」、「业务部」,再将原本「未分类」下的流程,拖曳其他资料夹内。看起来就像这样:

Folder

这是完成后的样子,可以看到选单中已经没有「未分类」了,

Start

修改现有的流程

所有的流程都是有版本控制的。当一个流程运行了一段时间发现需要依照实际使用状况增减文件的栏位或是修改报表的流程时,流程可以依照需求做修改。 系统中已经完成的文件将以原来签核时的状态被保留,系统中正在签核的文件会以流程发起时的流程以及文件格式进行,系统中新发起的流程会以新生效的文件格式以及流程来进行。

Version management

报表

概述

OmniBPM 提供报表产生的功能,报表是针对系统内文件所储存的资料进行统计与整合,每一份报表可以导出一种流程的资讯。 报表的操作主要分为两个部份,一个是「报表设计者」在系统中设定报表可以导出的栏位及资料筛选的条件;另一个是「报表导出者」可以在「报表」选单中选取有权限导出的报表(「报表设计者」设计的报表),依照需求增加或是修改筛选的条件后导出最终的报表。一般使用者(「报表导出者」)可以直接跳到产生报表章节。

Tip 对于同一个流程,由于公司中不同成员所需要的资讯不同,流程中部份讯息(栏位)也可能需要管制只有有权限的人员可以获取,OmniBPM 系统的报表可以满足这些需求。

例如我们可以在系统中设置病假时数报表,这个报表应该要对应到请假单文件流程,把请假单文件中所有假别为病假的资料整合,条列出人名与时数统计。详细的设定我们分成设计报表模板产生报表两部分描述。

Important 在开始设计报表之前,必须要确认报表设计者有报表管理权限,否则无法看到编辑报表的功能选单。请参考权限管理章节。
Important 报表导出者不需要有报表管理权限。请参考权限管理章节。

设计报表模板

新增报表/编辑报表

在「设定」→「报表设定」→「报表编辑器」可以新增、预览或编辑报表模板。这裡我们创建一个「病假时数」报表,并选择「请假单」流程做为这个报表的资料来源,输入好新的报表名称后请按创建。

New Report

若是希望修改之前已设定好的报表,请按下命名栏后从清单选择之前设定好的报表名称,或是直接输入之前设定好的报表名称,选择完成后系统会带出之前设定值,按下修改可以开始进行报表设定的修改。

Preview Report

选择栏位

设计报表模板的下一个步骤,是在资料来源地流程中选择需要在报表中显示的栏位。

「病假时数」这个报表的目的是列出相关人员病假的时数,所以我们选择「请假人姓名」及「请假小时数」,并且以「开始」和「结束」的日期时间做为辅助的资讯。

Display Fields

Important 在选择栏位时,有一些栏位是旧版表单的栏位,如图中「日期」、「开始日期时间」、「结束日期时间」等等,这些旧版本表单的栏位并不存在现行的流程中,但是若是希望导出旧版表单的资料,需要勾选这些栏位。
Tip 在导报表时,使用者只能针对在此设定勾选的栏位中选择要导出的栏位,所以当一些栏位内容不希望给报表导出时,可以在这边取消勾选这些栏位,这样这些栏位的内容将获得保护,使用者无法导出在报表中。
Tip 在此设计给人资考勤计算人员的报表,不希望导出具体的事由,所以反选取了事由栏位,报表导出者在这个报表中就无法导出请假的事由。

设置筛选条件

一般来说,「报表导出者」只能导出曾经签核过的文件,或是在流程权限中「可读」流程的所有文件。在报表中若「报表导出者」者需要导出所有该流程的文件,「报表设计者」在此需要鈎选「报表显示所有文件(跨权限)」。否则在导报表时,「报表导出者」只能导出该使用者可以看的到的文件。

筛选的条件分为两种:

  1. 允许修改

    允许修改的筛选条件是报表导出时「报表导出者」仍然可以依照需求修改的筛选条件。

  2. 不允许修改

    不允许修改的筛选条件是报表导出时「报表导出者」不能删去也不能修改的筛选条件。

Tip 不允许修改的筛选条件可以依表单中的资料来限制「报表导出者」是否能导出该资料。

在此我们新增筛选条件

  1. 报表显示所有文件(跨权限)

  2. 「不允许修改」「取消状态」为未取消

  3. 「不允许修改」「完成状态」为已完成

  4. 「允许修改」「创建日期」为2018/1/1

Setting Filters

Tip 若是要设计个人的请假记录报表,可以 选取「报表显示所有文件(跨权限)」,这样报表只能导出个人申请的请假记录以及签核过的请假记录。(或是当有请假流程的「可读取」权限时,仍会导出所有请假资料)。

按下「下一步」后可以预览依照目前的筛选条件所输出的报表。若没有问题,按下「存档」后进入报表权限设定。

报表权限与报表选单

如果流程权限,一个报表只有有可执行权限的使用者才可以使用/导出该报表。所有该报表的报表导出者都必须要有「可执行」的权限才能导出该报表。

Important 报表设计完成后,必须要将报表导出者加入到「可执行」的清单中,否则报表导出者无法在报表选单中看到并且执行该报表。

在此我们把王总经理加入到可执行此报表的人员中。

Report Permission

报表选单的设定和流程选单设定相似。请参考流程选单章节。

产生报表与导出Excel

「报表导出者」可以从选单中选择希望导出的报表。

Important 报表设计完成后,必须要将报表导出者加入到「可执行」的清单中,否则报表导出者无法在报表选单中看到并且执行该报表。

当要导出报表时,从报表选单中选取希望导出的报表。

Report Menu

选择好希望导出的报表后,系统会依照报表的设定带出可资料筛选的条件和可以导出的栏位。当前筛选器中底色为「黄色」的筛选条件为使用者可以更改的筛选条件,使用者也可以按新增筛选器新增更多的筛选条件;底色为「白色」的条件为使用者不可更改的筛选条件。 当前栏位为使用者可以导出的所有栏位列表,使用者可以反选取不需要导出的栏位来减少导出报表的内容。调整好报表的导出条件后按产生报表,系统即会依选取的条件导出报表。

Report Menu

报表导出后除了导出的资料会显示于流览器中以外,也可以按下载来下载Excel格式的档案。

Exported Report

Important 报表中日期与日期时间在导出的Excel档案中,会显时为一个数字。必须要调整栏的「储存格格式」为「日期时间」后,才会显示为日期和时间。

流程管理

概述

OmniBPM 系统的运作是由发起流程开始的,一个流程被发起以后系统会进行以下的动作直到流程完成。

  1. 检查流程目前需要执行的任务,及任务的负责人员,并将文件传给负责人。

  2. 由负责人执行任务要求的工作项目。工作项目包含了 填写表单中必须填写的栏位指派相关任务负责人 ,及企业定义的需执行业务项目。另外执行任务中也可以依照需求, 通知原本不在流程中的相关人员。 填写表单中必须填写的栏位 操作方法可以参考 填写表单章节,指派相关任务负责人 操作方法可以参考 任务指派章节。

流程选单

使用者要发起一个流程,需要到先登入系统,登入系统(请参考登入系统),登入系统后左上角有「流程」选单,从「流程」选单中选择想要开始执行的流程。

Start Process from Flow Menu

Tip 如果没有看到需要执行的流程,请通知企业中的系统管理者开启相关权限。

流程发起后,系统会带出此流程需要填写的表单:

Document Overview

流程执行状况

在流程表单中最上面是一个流程目前执行的概况。

Document Status

栏位的意义
  • 文件号码:此文件的文件编号。每一个文件都有一个独立的文件编号,可以用这个号码和其他用户做为沟通的基础。

  • 签名列表:此文件已签核人员的列表。

  • 当前负责人:此文件目前正在审核的人员。

  • 工作预告:此文件尚需要处理完成的事项。

填写表单

这个步骤将会依据 任务指定 阶段的设定, 连结流程节点和必填栏位,填写人必须完成所有必填栏位和指定任务,才能按下签名送出,使流程往下一节点推进。 在发起流程的时刻,第一个节点的负责人称为「流程发起人」。 流程发起人,就算在建立模版时没有设定任何必填栏位,至少也必须输入文件标题。

优先级与期限

设定文件的优先级别「 紧急 」、「 优先 」、或是「 普通 」。 文件的创建人可以在流程尚未完成之前随时更改优先级别(按下存档即可)。 优先级之外,文件亦有「 期限 」栏位可供标示。

Tip 只要身为流程发起人(也就是文件创建者),都可以随时修改文件标题、优先级和期限。 但已签名送出的栏位内容,只有在被退回时才能修改。
必填栏位

深灰色底的栏位为必填栏位。 是节点任务能够完成的必要条件之一。

Document Status

非必填栏位

非必填栏位可以在 任务指定 阶段勾选「非必填」做设定。

非必填栏位不一定要填写,即便空白仍然可以完成当下任务。

表格

建立模版时若有设计表格,填写表单时就能在表单的表格上方点选「+一笔资料」来新增一个表格列。

表格也有必填和非必填的分别,只要表格有一个栏位设为必填,则该表格至少要有一列资料,才能完成节点任务。

Document Filling Table

副本与意见讨论

副本,就是如同 Email 副本功能,目的是为了让副本对象也能掌握文件进度并参与讨论。

被副本的对象,即便群组、身分、部门等与流程节点所设定的不符,也能在待办列表中看到该份文件。(详见 待办事项

流程发起之后,所有看得见此文件的人,无论签核与否、文件流程完成与否,都可以在任何时间点副本这份文件给其他人。 传送副本的介面如下图:

Document Status

只要在使用者一栏键入使用者名,视情况可在意见栏填入意见(空白也没关係), 按下提出,即完成副本传送。

被副本对象将在待办列表中看到这份文件,点入文件中就能看到副本是从哪一个使用者传来。

Document CC from

Important 收到副本的使用者必须按标示为已读系统才会认为该使用者已读取并且同意该文件内容,在标示为已读按下前,文件会停留在被複本人员的待办事项中,在所有被副本抄送的人员都按下「标示为已读」前,该流程也无法被完成。
选项:需要回復

若传送副本时有勾选「需要回复」,文件中的副本资讯区块会出现意见对话框,以让被副本人填入意见。被副本的对象必须输入意见才能按下回复。

Document CC Require Reply

浏览之前的意见

文件页面的右方,可以看到与此份文件所有相关的副本意见讨论。 每一个副本资讯区块,都能看到被副本对象状态是「 已读 」、「 未读 」、「 等待回复 」,或是回复内容。

区块按照时间排列,最新的副本资讯在最上方。

如此一来,所有被副本的对象,都能看见彼此对同一份文件的讨论。

Tip 在使用者将离开文件页面时,若还有 未点选「标示为已读」 、或还有 尚未回复的副本资讯区块 , 系统会提醒使用者,有需要他回应的讯息。

上传附件

所有可以看到文件的使用者,都可以进入该文件页面上传相关附件。

上传附件的区块位于表单下方,点选浏览选择要上传的文件。

若有需要可在档案描述填入相关叙述(空白也没有关係)。

Document Status

最后点选上传,上传完毕后即可看见档案名称出现在下方。

Document Status

下载附件

点选档名右边的下载即可下载附件。

删除附件

点选档名右边删除,即可删除附件。系统并不会真的删除附件,仅仅标示为删除。 被标示删除的附件,点选復原即可復原。

流程与任务指派 ( 指定任务负责人 )

所有可以看到文件的使用者,都可以进入该文件页面,指派任务节点负责人。

可接受指派负责人的任务节点

可以接受指派负责人的节点,必须要位于当前任务节点之后。这个节点有可能为下列情况:

  1. 该节点的负责单位为一个 群组部门 ,而该节点只需要这群人中的少数人签核即可完成。

  2. 该节点的负责人未定,必须由 另外一个节点负责人 决定。(详见 指派任务节点的负责人

Tip 如果 B 任务节点的负责人设定是由 A 任务节点来决定, 则指派负责人就会是 A 节点的 必要任务 。处理 A 节点的负责人,必须要指派好 B 节点的负责人, 否则不能按下签名送出。

这样的任务节点下方,会出现一个白色「指定成员」的区块。后方括号数字表示需要指派的人数。

Document Overview

点击指定成员,系统会跳出一个对话框,列出符合节点设定的使用者,勾选指定数量的使用者,按下存档即可。

Tip 若文件流程正进行到由某部门负责的 A 任务节点,而 A 节点 未被指定负责人 , 那麽这份文件就会出现在一整个部门每一个人的「当前」列表中。 但如果 A 节点 已经被指定了负责人 , 这份文件就只会出现在被指定负责人的「当前」列表中。(详见 待办事项-筛选项目

签名送出

Document Buttons

签名送出的意义,就是任务节点的负责人,签名确认自己完成了该节点上的所有任务。 当任务节点上所有的负责人(一个任务节点上可能有数个负责人)都按下了签名送出,流程便会朝下一任务节点推进。

按下签名送出之后,除非被退回(参看 退回 ),栏位内容将无法再修改。

Tip 签名送出按钮只会在能负责该节点的使用者介面中出现。若使用者只有读取表单的权限、或流程已经完成文件中便不有会签名送出的按钮。
无法按下签名送出的原因

若流程节点上的任务尚未完成,系统会阻止使用者按下签名送出, 并以黄色标示未被满足的任务需求。 若无法按下签名送出按钮,可能是因为:

  1. 有指定的栏位未正确填写。

  2. 有「指定任务负责人」的任务需要被完成。(见 流程与任务指派

存档

在签名送出之前,可以随时按下存档保存填写表单的内容。 当存档按钮为深色时,表示储存内容已为最新状态。

退回文件

Document Buttons

退回文件是能倒退流程进度的机制,当发现之前负责人的任务有瑕疵,或因为其他任何原因,需要将流程进度倒回一步或数步,就可以利用这个功能。

谁可以退回文件?

所有 看得到这份文件内容的人 ,都可以退回这份文件。 一般使用上,执行退回文件的使用者,通常会是 当前任务节点的负责人副本的对象

退回文件的步骤
  1. 当上排按钮按下退回,右边会出现白色的退回资讯区块。

    Document Reject Block

  2. 所有签过这份文件的人都会被列出,选择想退回文件的对象。点选任何一个签名者。 该签名者负责的表格栏位将会以红色标示,按下退回即可。

    Document Reject User

    Important 所有在退回对象之后才签名的人,系统会自动要求重新签譲文件。

取消流程

取消流程的按钮位于文件下方、流程节点示意图之后。

只有 创建流程的使用者 能够取消一个流程。

取消后的流程,就会停止在目前的任务节点,无法再推进、无法退回、也无法再副本给任何人,示意着这个流程已被放弃、完全终止。

基本上,已完成的文件无法被取消,而若想观看取消文件的内容,可以在待办列表选项勾选已取消查询。

客製化流程输出

OmniBPM 不仅可以让流程更符合每个企业的需求,在流程输出方面我们提供了三种不同版本,让使用者使用起来更加有弹性。 这三种不同的需求提供用户从最基本的输出需求到最有弹性的HTML编码自製,让客户无论是要在公司内部留底存档,或是因应外部机构(交易对象、政府部门)的格式要求都可以做到。 我们以「流程」→「採购部」→「请购单」为例。

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输出格式

流程可以输出成「 PDF 」、「 Word 」及「 HTML 」三种格式。

PDF(若需要流程直接输出留底)

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Word(若需要流程直接输出且需要修改内文)

Customized

HTML(若需要自行设定流程输出的版型及格式)

我们在「设定」→「表单与流程设定」→「流程编辑器」→「请购单」中提供「上传自订报表范本」的选项。

Customized

我们提供范本告诉使用者HTML template如何製作,让使用者可以利用 jinja2 语言自製导出的template。

Customized

使用者就可以自行上传完成的HTML template。

Customized

最后填写完表单之后就可以输出了。

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上传自订报表范本

我们为了方便使用者使用,不需要使用html写出一个网站,可以直接以「Word」档输出成「Html」呈现。 从「设定」→「表单与流程设定」→「流程编辑器」中任何一个流程中设定。

Customized

客制化流程输出

OmniBPM不仅可以让流程更符合每个企业的需求,在流程输出方面我们提供了三种不同版本,让使用者使用起来更加有弹性。 这三种不同的需求提供用户从最基本的输出需求到最有弹性的HTML编码自制,让客户无论是要在公司内部留底存档,或是因应外部机构(交易对象丶政府部门)的格式要求都可以做到。 我们以「流程」→「采购部」→「请购单」为例。

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输出格式

流程可以输出成「 PDF 」丶「 Word 」及「 HTML 」三种格式。

PDF(若需要流程直接输出留底)

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Word(若需要流程直接输出且需要修改内文)

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HTML(若需要自行设定流程输出的版型及格式)

我们在「设定」→「表单与流程设定」→「流程编辑器」→「请购单」中提供「上传自订报表范本」的选项。

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我们提供范本告诉使用者HTML template如何制作,让使用者可以利用 jinja2 语言自制导出的template。

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使用者就可以自行上传完成的HTML template。

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最後填写完表单之後就可以输出了。

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待办事项和文件管理

在系统画面最上方点选「待办」就能进入待办列表。

Document todo-List

Tip 上方选单待办后方括弧()中的数字是在套用目前筛选项目的条件之下,未读文件的数量。当筛选项目改变,这个数字也可能会随之改变。
Important 在待办清单中列出的是所有目前使用者需要处理的文件,如果使用者已经满足了该文件的流程要求并且签名下传,文件就不会列在待办中。

待办列表

待办列表是 OmniBPM 在使用上另一个重要的核心。

只要满足下列 四者之一 的文件,都能在待办事项介面中以列表的方式呈现。 在这四个条件之外的文件,将无法出现在待办列表中。 这麽做保护了文件只被与流程相关,或拥有文件权限的人员存取, 另一方面,也能确保与自己无关的文件不会在列表出现,增加处理效率。

文件出现在代办列表四条件
  1. 文件为自己创建

  2. 文件被自己签名过

  3. 自己有读取这份文件的权限。有可能是自己符合流程中设定的可读权限(详见流程权限),也有可能是有人副本这份文件给自己(详见副本

  4. 文件的流程正需要自已处理。也就是说文件在流程中正处在一个任务节点,而自己符合 任务节点种类 的身分指定

    Tip 第四个条件较为複杂,举例来说, 如果有一个请假单文件正处在人事登记的节点上,而人事登记的节点需要由人事-考勤的群组完成,若自己在人事-考勤群组中,该文件就会出现在自己的代办列表。

筛选项目

Doclist Filter Options

列表中的文件大致上依照 使用者处理状态文件状态 分类。 我们可以利用下述的 筛选项目,组合「使用者处理状态」和「文件状态」,过滤想列出的文件, 「使用者处理状态」包括「当前」、「已签」、「已封存」及「全部」。 「文件状态」则包括「处理中」、「已完成」及「已取消」。

  1. 依据使用者处理状态

    使用者处理状态 说明

    当前

    文件正需要目前使用者的参与,有以下两种情况:

    - 使用者目前需要签核这份文件。(文件在流程中正处在一个任务节点,而使用者符合任务节点种类的身分指定。)

    - 使用者是这份文件的副本对象。

    已签

    使用者曾经在这份文件上签名、或是曾经退回过这份文件。

    已封存

    使用者已封存这份文件,详见 封存

    送签

    使用者送签这份文件。

    全部

    符合 待办列表四条件 任一条件的文件。

    Tip 当在这四个选项中打勾两个以上时其意义为「或」。如:勾起「已签」、「已封存」将会列出任何「已签」 「已封存」的文件。
  2. 依据文件状态

    文件状态 说明

    处理中

    文件尚未完成流程中的所有任务节点。

    已完成

    文件在流程中的所有任务节点都已经被签名完成。

    已取消

    文件已被取消,详见 取消流程

    已作废

    文件已被作废。

    Tip 同样的,当在这三个选项中打勾两个以上时,其意义为「或」。但使用者处理状态和文件状态两个区块的条件则必须同时满足。 如:勾选「已签」、「已完成」将会列出所有「已签」 「已完成」的文件。
Important 若在待办列表的分页中更改筛选项目,系统会将更改储存。(关于分页可参见 标籤分页文件分类)下一次点入分页时,将依照储存的设定筛选文件。 例如:A 标籤页面原本预设的筛选条件为当前、处理中,若在此标籤分页多勾选了已完成,下次再点入标籤页列出文件的条件将会是:使用者处理状态为当前,文件状态为处理中或已完成。

列表栏位

Doclist Fields

除了「标籤」一栏外,点选第一列栏位标题,可以根据各栏位属性为文件排序,小三角形朝上时表示由小到大排序,朝下则相反。

列表栏位 说明

未读

未读的文件,会用红色底来标示。

Doclist Unread

表示使用者还没确认过文件的最新状态。 即便已签过的文件,若其在流程中的任务节点更新,或副本状态改变(详见 副本 ),也会显示成未读。

文件分类与名称

文件的流程名称,详见 流程名称;发起流程之后,在填写表单时输入的文件标题,详见 填写表单

期限

文件的期限,详见 填写表单

优先级

文件的优先级,详见 填写表单

标籤

文件的标籤,详见 文件标籤

创建者

文件的创建者。

创建时间

文件创建的时间。

最后修改

文件最近一次被存档的时间(不一定是签名送出,更改优先权、标籤等都会更新文件的修改时间)。

工作概述

文件目前在流程中所在的节点名称。详见 流程。当此栏空白,表示这份文件所有流程已完成。文件列表的工作概述颜色一共有三种: - 灰色:代表目前进行流程裡面不是你负责的节点; - 蓝色:代表需要你签的,但是减掉红色节点; - 红色:代表只有一个人负责,而且那个人就是你的节点,代表这个节点一定要由你来处理。

Tip 进入系统后点选「待办」,待办列表的 初始状态 为: 使用者处理状态为「 当前 」、文件状态为「 处理中 」、所有 未读 的文件排序在前。

标籤

标籤分成「 个人标籤 」与「 公开标籤 」两种。 个人标籤 只有在个人帐号中可见,而 公开标籤 则是所有人都能看到、搜寻到。

我们可以为文件加上一个或多个标籤,增加分类管理的弹性。

例如我们可以为 A 工程第一阶段相关文件,全都加上 A 工程 和第一阶段的公开标籤,以便让参与人员都能做文件分类;同时也可以自己加上本週完成的个人标籤,优化个人工作管理。

此外,对于经常被搜寻的标籤,建议在待办列表中 新增标籤分页 ,此分页会列出全部拥有该标籤的文件,节省搜寻文件的时间。

标籤管理

点选上方选单「管理」→「管理标籤」,进入管理标籤页面,选择要公开标籤或个人标籤的分页。

  1. 新增个人标籤:

    个人标籤没有分类,也不需要设定权限。 在新增个人标籤输入标籤名称,按下 Enter 新增个人标籤。 已存在的的标籤,可以利用删除按钮删除或点选编辑更改名称。

    New Private Tagtype

    Edit Private Tagtype

  2. 新增公开标籤:

    公开标籤提供分类管理的功能,在新分类中输入分类名程,按下 Enter 创建标籤分类。

    New Tagtype Folder

    在新标籤处输入标籤名称,按下 Enter 新增公开标籤。同样的,在权限开放的前提下,可利用编辑来为标籤更名。

    New Public Tagtype

    Important 公开标籤一旦新增就无法被删除。此外,未分类以及新创建的标籤分类,都需要先设定权限才能开放使用者在其中新增标籤,否则新标籤的输入框不会出现(请参见「标籤权限」)。

标籤权限

新创建的标籤分类需要设定权限才能开放使用者在其中新增标籤,点选「修改权限」。

在出现的使用者选单中,选取欲授权的使用者,并视情况勾选右边「新增」、「删除」、「重新命名」选项,点选完成。

Edit Tagtype Permission

Tagtype Permission Dialog

替文件新增标籤

标籤区块位于流程表单的最下方。 第一行用以新增 公开标籤 ,第二行则用来新增 个人标籤

如图,第一行选单内含所有标籤分类。以新增公开标籤「A工程」为例:选择「工程标籤」,在后方输入「A工程」按下 Enter 新增。 或者也可以点输入框,系统会自动列出「工程标籤」分类下的所有标籤,点选想要的标籤即可。

Document Add Tag

附加到文件上的标籤会显示于输入框的下方。点选「╳」即可删除,也就是取消文件与该标籤的关连。

Document Delete Tag

Tip 文件新增/删除标籤后 不需要点选存档 文件标籤已经确实变更。 TIP: 在待办列表上,也可直接点选标籤栏位的 + 号替文件新增标籤。

在待办列表製作标籤分页

为了能够快速找出标有特定标籤的文件,标籤分页是很有用的工具。 在待办列表的上方,按下 + 号,会出现如下标籤分页工具,在选单中选择「标籤」。

Add Tag Tab

Tag Tab Example

点击选单后方输入栏,系统会自动列出所有个人标籤及公开标籤。承上例,我们选择「工程标籤-A工程」,并点选下方加号,分页就完成了。

此后,只要点击待办列表上方的「标籤:工程标籤-A工程」,就能立刻过滤拥有此标籤的文件。

Add Public Tagtype

做为Project Management及Document Management工具

OmniBPM 具有完整的待办事项筛选功能,配合标籤(参考标籤管理有关公开标籤的使用)以及文件「可读权限」(参考流程权限有关「可读」)的设定,可以做为Project及Document Management工具。

关于流程「可读」权限

Project Management以及Document Management的主管,需要针对相关的流程须要给予「可读权限」(参考流程权限有关「可读」的设定)。给予「可读权限」后文件就算未曾经过该管理者的签核,也能直接从待办清单中列出,否则只能列出该使用者签核过的文件。

依Project管理流程及文件

需要能够迅速的列出指定project相关的文件时,需要将相关project的所有文件标上「公开标籤」(请参考标籤管理有关公开标籤的使用)。此时公开标籤可以命名为该project相关的代号。主管需要列出该project相关的文件时,可以新增标籤分页,选取该公开标籤,并且选取「全部」的待办清单筛选项目。这样就可以列出该「公开标籤」下所有的文件。

依Document种类管理流程及文件

当管理者需要依特定的流程来追踪进度时,可以新增标籤分页并且选取该「流程名称」,并选取「全部」的待办清单筛选项目。这样可以列出所有该流程下的所有文件。

封存

当一个文件没有办法被马上处理下传,使用者可以利用封存功能将该文件暂时移出预设的待办事项清单。 待指定的时间以后,该文件会自动再回到待办事项中,这样可以帮助使用者管理马上可以处理以及需要时间处理的文件。

封存文件

只要是状态为「处理中」的文件(无论当前或已签),进入流程表单介面都可看到封存区块设于文件内容最上及最下方。

被封存的文件,在封存期限到临之前,将不会出现在「处理中」的待办列表上。 封存的文件仍保存于系统,并不会导致文件被取消或删除,待封存期限一过,又会重新出现在待办列表中。 适当的利用封存选项,可以凸显优先紧急的文件,也可以使待处理的文件更加适时的出现,优化个人处理排程。

封存期限

封存的期限选项分别为「 1 天」、「 3 天」、「 1 週」,以及「自订」。「封存 1 天」表示文件在 24 小时之后才会再度出现在待办列表中,依此类推。 在选择自订时,必须在后方空格自行填入预计封存的天数。

Archive Options

按下封存按钮后,按钮将切换为解除封存,同时显示封存文件的期限。

Archived

按下解除封存,即可解除文件的封存状态,此文件将立即出现于待办列表中。

已封存的文件

若希望待办列表列出已封存的文件,只要勾选待办列表选项「已封存」即可。 亦可点选上方「已封存」的分页标籤,此标籤效果等同勾选「已封存」、「处理中」两个列表选项, 并列出所有符合条件的文件。

Filter Archived

文件分类

文件分类,也就是 流程名称。 如同 标籤分页,我们也可以在待办列表中,新增文件分类的分页。

点选待办列表左方的+号,选择「文件分类」。 可以直接点选文件分类输入栏,或输入部分名称,系统将自动列出符合的文件分类中以供选择。

Add Doctype Tab

若还需要增加标籤条件,可在后方输入标籤(这个栏位空白也没有关係)。

完成后按下下方+号,文件分类的分页就完成了。 此后只要在待办列表点选做好的分页,列表就能依照分页条件列出符合的文件。

Doctype Tab Example

代理人

当使用者请假、因故无法进入系统处理待办事项时,OmniBPM 提供了「代理人」的功能,使负责人在自己不方便处理任务时,能委託其他人代理自己的工作。

在代理模式之下,代办列表将会全替换为 原负责人的代办列表使用者权限 也会完全替换。

若希望换回自己的待办列表,就必须结束代理人模式。(本章最后 开始与结束代理人身分 中会有详细说明)

Tip 在代理模式之下,若在待办列表增减标籤分页,原负责人的标籤分页也会改变。 换言之,所有的更动就相当于原负责人对自己的待办列表进行更动。
设定代理人
  1. 为自己设定代理人

    OmniBPM 主画面右上方,点击使用者名称,进入密码与代理人设定介面。

    Substitute UI for Self 1

    于职务代理人一栏,单击使用者栏或输入部分使用者名称后,从选单选择职务代理人,并按下后方新增。

    Substitute UI for Self 2

    Tip 使用者可以设定一个以上的代理人,代理人的资格,并不受部门、职等、权限等限制。
  2. 为其他使用者设定代理人

    有管理权限的使用者,可以利用「设定」 → 「公司基本资料设定」 → 「公司组织设定」 介面为自己之外的使用者新增代理人。 点选「职务代理人」分页,在新增职务代理人一栏点击或输入部分使用者名称选择代理人。

    Substitute UI for Others

    点选后方的「+」号,即完成新增代理人。

开始与结束代理人身分

OmniBPM 主画面右上方,点击使用者名称,进入代理人设定介面。假设admin选择sales做为代理人,首先必须要切换到sales页面,并且选择代理的职位。

Substitute UI start

于「代理」选单中点选欲代理的使用者,代理模式立即生效。

Substitute UI activate

此时待办列表、系统权限等,将完全替换成代理人。右上角使用者帐号处也会显示成代理中状态。

Substitute UI activate

一旦代理工作开始,「代理」选单后方将会出现结束代理按钮。

Substitute UI deactivate

点选一下结束代理的按钮,即能结束代理人模式,回復原使用者的身分。

流程仪表板(Dashboard)

企业流程的执行状况可以透过「流程仪表板」来辅助管理。

dashboard function

「流程仪表板」执行完成后会提供管理者许多企业内部流程执行的状况。下表说明了图中十二个统计图所代表的含义。

Table 5. 流程仪表板含意表

依流程种类统计的执行中流程概况

依流程种类统计的流程完成概况

依当前责任人统计的执行中流程概况

依当前责任人统计的已签核概况

依流程种类(流程责任人)统计的pie chart

各流程种类统计执行中流程数量的pie chart

依流程种类统计完成数量的pie chart

依当前责任人统计待处理文件数的pie chart

依当前责任人统计签核数量的pie chart

依流程种类(流程责任人)统计的bar chart

各流程种类统计执行中流程数量的bar chart

依流程种类统计完成数量的bar chart

依当前责任人统计待处理文件数的bar chart

依当前责任人统计签核数量的bar chart

目前等待时间(实际处理时间)的bar chart

各流程种类统计执行中流程发起后到目前处理已花时间的bar chart

依流程种类统计完成时际处理时间的bar chart

各当前责任人统计流程发起后到目前处理已花时间的bar chart

依当前责任人统计签核所花处理时间的bar chart

dashboard overview

dashboard overview

dashboard overview

dashboard overview

「流程仪表板」的数据也可以依照不同的条件来统计。按下「筛选器」可以选择筛选的流程种类及统计的人员。另外流程完成概况和已签核概况也可以选择一週内、一个月内及三个月内做为统计时间的依据。

dashboard filters

dashboard filters

dashboard filters

dashboard filters

目前等待时间(实际处理时间)也可以选择最长时间(max)/中位数时间(median)/最短时间(min)做显示。

dashboard process time

流程看板(Kanban)

OmniBPM的看板功能可以做为专案管理的一个有力的工具。 使用者可以选择以「流程」或是「标籤」做为筛选所有未完成文件的条件,并且将所有筛选出的文件依照「任务节点」或是「当前负责人」製作看板。 也就是说,流程目前执行的状况将可以一目了然。其中若是给予每个专案一个专门的「标籤」,甚至是每一个不同的Milstone一个不同的「标籤」,用「标籤」做为筛选以后将可以马上列出所有待处理事项的进度。 并且可以直接点选文件进入该文件。详细了解流程进行的内容。是中阶主管和管理者最方便的工具。

依「任务节点(Tasks)」製做看板

Kanban Task

依「当前负责人(Users)」製做看板

Kanban Task

差勤

OmniBPM 的「差勤」功能利用HRM群组协助帮忙,差勤的设定可以依照企业管理的需求弹性去增减。

Note 在开启 HRM功能之前建议先到测试区试用了解相关的功能。

开启HRM群组

OmniBPM 目前预设并不会打开 HRM 出缺勤的管理模组,要打开 HRM 出缺勤管理模组需要到「设定」→「公司基本资料设定」→「系统设定」中勾选「启用HRM模组」。

open HRM

设定

设定基本资料

在「设定」→「差勤设定」→「差勤系统设定」中,可以依各公司的实际需求来设定。

setting

设定相关的说明如下:

设定项目

说明

自行设定打卡时间

由使用者在打卡时自行填入打卡的时间,而不是系统时间。这样可以方便员工随时打卡。

要求准时打卡上/下班

打卡时间如果超出容许范围时,会在日报表中显示出缺勤异常,并且发信通知当事人。

限制打卡IP

可设定公司的网路IP address, 这样只能使用公司的网路打卡。

开启打卡通知

系统会在应该打卡的时候发信提醒当事人应该打卡了。

请假开始/结束时间

特休假如果一次必须以半天为请假单位,可以设定请假允许的开始和结束时间来达成。

年度特休假日数

若是公司提供优于劳基法的特休假日数,可在此设定。 OmniBPM 系统会依照设定,依照曆年制来计算每个人的特休假日数。

每日最高(最低)工时

打卡时间高于/低于设定的工时,系统日报中会提示错误。

设定员工基本资料

使册汇出/汇入法

最简单的设定方法是批次导出资料并且导回系统。 由「设定」→「差勤设定」→「员工资料设定」并选择左边「批量汇入/汇出」来导出全公司员工资料。

import and export

按下资料导出后会下载公司的Excel档,内容如下:

excel

请填入每个员工的工号,到职日,离职员工请填入离职日。

年假天数 」为导出时该员该年的特休假日数,若是要优于劳基法待遇,可填入更高的天数,若是希望系统依照等一下汇入的资料重新计算,请填入 0。

己使用年假天数 」为导出时该员在系统中己请的特休假天数,此栏位设定无效。

今年特休假调整天数 」是当年中导入出缺勤系统时,该员当年己休的假应可以从这边调整。

Important 注意!该员公休的假应利用这个栏位来调整而非直接调整「年假天数」!
免打卡人员设定

免打卡的人员,可以直接在员工资料设定下勾选该员 不用打卡 ,这样该员就不会收到打卡异常的通知。

punch card to work

设定HRM出缺勤相关流程

OmniBPM 最大的特点就在于电子签核的流程和表单有最大的弹性,可以在不用写程式的状况下依照需求自行客製。

流程和表单设计的方法请参考详细的文件说明「使用手册」或是直接进入「测试区」依照导览来学习。

HRM出缺勤相关的流程因为需要特别的栏位来统计,所以设计的入口有所不同,请选择「差勤流程」的Tab。

flow

其他设计的细节请参考上面的文件或是进入测试区测试。

各种假的管理

在请婚假、丧假、产假、陪产假、育婴假之前,当事人应提供相关的证明文件给予人资单位,由人资单位到系统中依劳基法或是公司规定设定该员工可请的天数,之后假设须请假,再跑请假的流程。

在「期限假列表」中,这些假可请的天数可于员工资料设定新增该员可请的天数和需要请完的期限。

table of leave

出缺勤日曆

完成后可以轻鬆的管理公司每日出缺勤状况,甚至业务人员出访的状况也可以利用系统来管理追踪。

由「差勤」→「全体出缺勤日曆」来管理公司员工的出缺勤状况。

calendar

每日出缺勤异常

可以「个人」、「依日期检视」及「依人员检视」去看每日的出缺勤状况。

attendance status

外部资料库

OmniBPM 可以连接外部资料库,并与 OmniBPM 中的表单栏位做连结,达成资料输入时自动带出相关栏位的功能。 使用外部资料库之前,需要进行「外部资料库连结设定」,以及 「外部资料库View(检视表)」设定。 设定完成后,在设计文件模板时,便可以连结模板中的栏位以及外部资料库View中的Column。

在使用者填写表单时,系统会从对应的Column中寻找相符合的内容,提供清单供使用者选择来autocomplete。当autocomplete发生时,view中同一个row的其它栏位会被填入表单其它相对应的栏位之中。

外部资料库连结设定

外部资料库需要先从资料库的连线开始设定。连线的设定从「设定」→「外部连结与资料库设定」→「外部资料库连结设定」。

database config menu

「连结名称」为此资料库连线的名称,做为其它资料库设定时要指定此连线时用的名称。 「资料库」为资料库的类型。目前支援的有Postgresql, MSSQL, MySQL, Oracle。 「资料库名称」为需要连结的view在资料库系统中的database name。

database config screen

新增好以后可以利用表中连结状态来测试连结是否成功。连线无误会显示「true」。

database config list

外部资料库View(检视表)

设定好资料库连线之后,需要设定哪些View中的资料是可以给 OmniBPM 系统存取的。 View的设定由「设定」→「外部连结与资料库设定」→「设定外部资料库View(检视表)」进入。 其中「资料库View(检视表格)名称」为在表单设定时要参照此View时所用的名称。选择资料库以后便可以输入View的名称。

View的设定有两种方法,一种是直接输入已存在的View名称,系统会直接连结整个View。 另一种方法是由现有的资料库以SELECT指令来产生一个View。

  1. 上传CSV档需要使用者具有「外部资料库管理」的权限:在「设定」→「外部资料库设定」→「设定外部资料库View(检视表)」可以找到上传的介面。

  2. 替将要上传的资料命名后,外部资料库连结选择「CSV File」,即可选择要上传的CSV档并按下「新增」按钮上传。

database view

Important 这个SELECT指令会在每次表单栏位需要auto-complete时被执行,所以需要考虑SELECT指定执行的效率。

成功新增后,如果设定无误的话会看到该View中的所有资料栏位列表(Columns),可以透过列表最右方的选择档案按钮来更新资料内容(上传新的CSV档案)。

database view list

连结模板与外部资料库

OmniBPM 可以由外部资料库做为资料来源,在填写表单时以外部资料库中的资料自动填入相关栏位。

在设计表单时,可以指定表单栏位与外部资料库View中Column的相对应关係。

Note 因为同一个View可能在一个表单中被参照许多次。例如一个换货的流程,需要输入退货的料号,并且由自动填入退货料号相关的资讯。 也需要再输入换货出货的料号,和相关的资讯。两者可能是用同一个View,但是在自动完成退货料号时,系统不应该自动填入换货料号的资讯。 换货料号资讯是使用者另外填入换货料号时才完成的。所以两者虽然使用同一个View,但是却需要用不同的 「autocomplete栏位群组」。

在设计表单时,可以新增多个 「autocomplete栏位群组」。同一个 「autocomplete栏位群组」的栏位会在autocomplete时被自动填入从资料库中对应到的资料。 每一个 「autocomplete栏位群组」应该要对应到上面设定的 「外部资料库View(检视表)」,利用 「外部资料库View(检视表)」中的资料来达成自动填入栏位。

在设计表单时,右上角处可以新增「autocomplete栏位群组」 autocomplete group

输入群组名称并且选择所对应到的外部资料库以后,按「新增」来新增一个群组 autocomplete group

设定表单中栏位与Column对应时,请点选要连结的表单栏位按「编辑」→「进阶设定」,并且选择此栏位要加入的「autocomplete栏位群组」,再选择要连结的Column。

autocomplete group

如果此栏位完成时,希望系统自动将其它同 「autocomplete栏位群组」的表单栏位依照外部资料库比对到的资料填入,请钩选 「 自动填入相同autocomplete栏位群组的内容 」。

autocomplete group

Important 自动填入的规则,是当填写的栏位有勾选「自动填入相同autocomplete栏位群组的内容」,并且填写的内容对应到外部资料库相对应的Column中唯一的一个Row时,该Row的其它Column资料会填入同一个「autocomplete栏位群组」的其它栏位中。
Note 例如,当填入客户代码后将会自动带出客户名称、联络电话栏位,那麽客户代码、客户名称、联络电话都需要设定好外部资料库连结。并且在客户代码的进阶设定中,勾选「自动填入相同autocomplete栏位群组的内容」。当使用者自行填入客户名称或是联络电话时,系统就 不会 自动填入其它的栏位。

设定完成后,当执行此流程时,被设定与外部资料库映射的栏位再点选后会出现资料库中的内容为选项。

autocomplete group

autocomplete group

Webhook 与外部的系统串接

OmniBPM 系统中可以设定 webhook 与外部的系统串接,利用 webhook 的功能外部系统可以即时接收由 OmniBPM 系统主动推送的流程进度更新与文件内容。

产生金钥

在使用前需要产生一个公司的金钥,请注意这个金钥是有非常大的权限,需要好好的保管。要产生金钥请到系统设定页面去按 产生API金钥 的按钮。

Generate API key

设定 Webhook

先到「设定」→「外部连结与资料库设定」→「Workflow RESTFUL API Hook」进行设定。

set webhook

从这边可以选择要建立 webhook 的流程、webhook 要触发的流程节点以及触发的时机。

set webhook

触发的流程节点可以选择 不指定 ,那就表是触发的时机是以整个流程执行的状况为单位。

set webhook

触发的时机则有「进入」、「完成」以及「退回」三种时机。

set webhook

选择好了 webhook 触发条件以后,新增 webhook 就可以开始编辑 webhook 了。

Webhook的内容需要设定的是webhook的名称(方便自已记忆),POST的URL(这边用 http://requestb.in 做测试用),再来可以设定POST body的内容。

set webhook

Post body会是以JSON的型式POST到指定的URL,JSON中出现的栏位可以自行增加和客製。

另外POST body中会有一个 _event_info 的资讯,基本上就包含了整个流程和文件的内容,但是还是在这边提供POST body设计的模式,方便存取文件内的栏位资讯。

设定好了以后试跑相关的流程,就会收到webhook的POST。

内容签章

为了保证webhook的内容正确性和不可变造性,我们会使用金钥做签章,放在HTTP header中的栏位。

sign

签章方法也就是post内容以sha256做hmac的结果。

sign

与 Slack 做即时整合

如果一些流程的即时执行状况希望和外部系统即时更新,OmniBPM 的 webhook 就是最好的工具!利用 OmniBPM 的 webhook 和 Slack 做即时整合,可以做到在开发的时候即时 bug 的通知和处理状况的追踪。

回写资料库

  1. 首先到外部资料库设定的流程事件处理程式。

    write back database

  2. 选择你要写入的资料库是哪一个流程,目前只有在流程完成的时候可以有写入资料库的动作,最后选择好流程。 (必须是要所有人都签核完成,被副本的人也看完回复后才会写入资料库)

    write back database

  3. 在下面会列出表单中的栏位对应到SQL裡面placeholder应该要用的名字。

    write back database

  4. 在下面可以新增SQL:给这个event hook一个名字,选定要写入的资料库,并且写好SQL。 可以看到真正value的部份是用placeholder来写,placeholder的值在流程完成的时候会被代入表单中的值来执行。

    write back database

  5. 假如SQL中有出现table的栏位,那麽table中每一行都会独立被执行一次SQL(placeholder分别代入table中不同row的值)。 如果没有出现table的栏位,那麽SQL只会被执行一次。例如上面的SQL有用到table中的:item_listname和:item_listtime。

write back database

实际流程签核完成以后Database的内容如下:

write back database

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