OmniBPM User Manual

Table of Contents

概念

OmniBPM (Omni Business Process Management) は「ドキュメント」と「プロセス」を中心とした企業の管理ソフトです。ドキュメントの設定を企業管理の要望に基づき柔軟に(欄)フィールドを増やしながら、 プロセスを作業におけるニーズに沿って設定し、使用者が携わるドキュメントの流れを完成させます。非常にフレキシブルで、基本概念さえおさえれば各種の要求に合致するプロセスを造りだすことができます。

本システムを理解するために,企業のシステム管理者は本ドキュメントの手順に従って閲読し、一般のユーザーは直接第一ステップ開始へジャンプすることをお勧めします。

このドキュメント内では、異なるメッセージは以下の異なる格式で表示しています。

Note 補充したメッセージ。
Important 重要なメッセージです,使用時はご注意ください。予想した結果と異なる可能性があります。
Tip 使用の提示。

ドキュメント (document)

簡単な例)小学校の頃の連絡簿:

HomeBook

OmniBPM システム内にある一つのドキュメント(document)。

テンプレート (template)

空白の連絡簿,テンプレートと称する(template),一つのテンプレートでたくさんの同類型のドキュメントを造りだせます,例えば:

Template

ユーザー (user)、任務 (task) とプロセス (process flow)

一つのドキュメントは異なる使用者の協力によって完成されることが多いです。例えば連絡簿は、先生、学生、学生の親の三者によって完成されます。連絡簿を完成させるために、三つのの任務が必要なのです:

  1. まず学生が日時とその日の作業欄に記入します。

  2. 完成後、親に確認してもらい、サインをもらいます。

  3. 最後に先生に確認してもらい、サインをもらいます。

Flow

それぞれの任務に関し、誰がどこの欄に記入すればいいか、及び任務と任務の間の優先順位を指定します。すべての任務において、一つのプロセスを構成します。

以上は最も基本的な概念です。OmniBPM そのほかの強大な効能から派生し、例えば使用者を指定して部門層ごとに区分した時、任務が順序だけに従うのではなく、それぞれを独立させることなどが可能です。これについては以降の章節にて詳しくご紹介させていただきます。

使用開始 OmniBPM

こちらは OmniBPM のログイン画面です。パスワードを入力すればすぐにログインできます。

Tip IDの格式は「"ユーザーID"@"会社コード"」

Login

ログイン後、以下のような画面が出てきます。

Main

システム基礎設定

OmniBPMシステムを使用して正確なドキュメントの送付とメールでの通知を行うために、システムの使用を開始するまえに、いくつかの基本的な設定を完了させる必要があります。 上方の「設定」→「会社の基本情報設定」→「会社組織設定」を選択し、管理画面に入ってください。

部門と役職のシステム内での作用

部門と役職の設定の主な用途は各ユーザーの直属の上司(主任)を判断するためです。部門の主任が未設定の場合、システムは自動的に部門内で最も職位の高い社員を主任とみなします。 各部門は自分たちで部門主任を設定することができ、主任は必ずしも同じ部門に属する者である必要はありません。

Tip 一人の人物が複数の部門に携わっている場合、その人物を複数の部門主任に設定することが可能です。

ドキュメントにサインをする際、一人のユーザーの直属の主任が、そのユーザーが所属する部門の主任ということとなります。 ユーザーが既に所属する部門の最高職位者である場合、そのユーザーの主任は上層部門の主任が適用されることとなります。

部門主任のシステム内での主な役割は: . プロセス設定において主任のサインが必要なとき、システムは上記にある規則に従いどの主任へ送信しサインしてもらうべきかを判断します。 . システムは毎日各位のタスク(任務)一覧を直属の主任に送信します。 . 権限設定する際も部門単位で権限を受けることができます。 . プロセス設計中、部門メンバーを任務の責任者とすることができます。

Important 権限の設定及びプロセスの設定中の部門を使用する際、この時のメンバーは所属する部門の人のみが含まれます。下層部門や上層部門のメンバーは含まれません。
部門設定

企業はその組織に沿って部門を設定することができ、すべてのユーザーは一つの部門に属することとなります。左にある「部門」を選択し、「部門の追加」を押して部門を立ち上げてください。 部門は系統樹の構造でも可能で、新たな部門を追加したいとき、上層部門を押した後、「部門の追加」のボタンを押して部門を立ち上げてください。 Department

部門の系統樹構造を変更する場合、直接マウスで部門名をドラッグし、移動したい部門のエリアに移動させてください。

部門の主任の設定も、直接部門主任の氏名を選択後、指定してください。

職位設定

左の「職位」を選択し、役職名を入力して「追加」を押してください。 職位のリスト内では、上部であればあるほど職位が高いこととなります。会長が最も職位が高いこととなります。 職位の順序を変更したいとき、マウスで職位をドラッグします。 Rank

ユーザー設定

ユーザーの追加

オフィスのすべての社員は一つのユーザーアカウントIDを取得しなければなりません。左の「ユーザー」を選択し、アカウント情報を入力して「ユーザーの追加」を押してください。 毎日送信する未処理事項は指定されたメールアドレスへ送信されます。

Important ユーザーログイン時「アカウントID@会社コード」をログインする必要があります。ただしユーザーを追加する際は会社コードを入力する必要はありません。

Add User

現有のユーザーを変更するとき

直接左のリスト内でユーザーを選択し、直接編集してください。 ユーザーを編集すると同時に、ユーザーの以下に関しても設定することができます。

  1. 職務代理人

    職務代理人もユーザー自ら設定できます。 職務代理人の説明を参考にしてください。

  2. 権限

    権限の設定はシステム内の「設定」→「会社の基本情報設定」→「権限変更」にあります。権限の定義において他にも設定が必要な場合、権限設定の説明を参考にしてください。

  3. グループ(仕事の責任)

    グループ(仕事の責任)の設定は下記の説明を参考にしてください。

Edit User

グループ(仕事の責任)

グループは部門よりフレキシブルなユーザー分類方式です。一人の社員が複数のグループに属すること、また異なる部門の社員同士が同一のグループに属することができます。

Tip プロセスの設計時、相似している仕事(作業)は一般的に同一グループの人員が処理することとなります。 このように企業内の社員が異動するとき、直接グループメンバーの設定したリストを通して達成した仕事の引継ぎをすることができます。ある仕事があまりに多くの社員の対応が必要な場合、 グループ内で追加した責任者の人数を通して達成することができます。
グループの追加

正しいグループ名を入力したあと「追加」を押してください。

Tip 初期設定の際、すぐにすべてのグループを作る必要はありません。グループはプロセスの設計途中に、ニーズに応じて追加することができます。
グループメンバーの設定

こちらの画面にプルダウン式のリストがあります。「グループに属いていないユーザー」もしくは下記のブロック中にある「グループ内のユーザー」などです。ユーザーのグループへの加入もしくは削除をする場合は、 「+」または「╳」を押してください。 使用方法は左側の「グループ」を選択し、グループ名を入力した後、左側のユーザーリストから追加したいユーザーを選択してください。 「+」を押してユーザーの加入するグループを選択するか、右側のリスト内から削除したいユーザーを選択し、再度「╳」を押してください。 ユーザーを選んだあと、自動的にグループメンバーの変更が保存されます。

Group

グループ編集

グループの編集が必要な場合、マウスで画面左の既存のグループをクリックし、そのまま編集してください。

現有のユーザーの削除

削除

一人の社員が離職する際、その社員のアカウントを削除する必要があります。アカウントを削除することによって企業の情報の漏洩を防ぐことができるため、非常に重要な作業となります。 現在のユーザーを削除する場合は、そのユーザーを選択した後、「削除するユーザー」を押してください。 また、OmniBPM システムの料金は当月で最も多くのユーザーが使用したときのユーザー人数によって計算します。そのため、即座に離職者のアカウントを削除することはシステム使用の費用を削減することにもなります

一人のユーザーが削除されることはそのユーザーが再度システムにログインすることができなくなるだけで、システム内のドキュメントが削除されるようなことは決してありません。ユーザーを削除する際、 同時に以下の設定をすることをお勧めします。:

  1. 代理人

    代理人を設定したあと、その人(削除するユーザー)が現在対応していること、及び以後対応するべきことを、代理人が対応するようにすること。

  2. メールアドレス

    削除される社員の未処理事項は毎日メールにて送信されますので、そのユーザーのメールアドレスを主な代理人のアドレス上に設定してください。

  3. グループ(仕事の責任)

    グループ内のメンバーがその社員のみの場合、新しいメンバーを加入させる必要があります。加入する人は代理人もしくは新しい社員でも構いません。 もし追加しなかったら、プロセスの進行中このグループのメンバーの対応が必要な際、誰も対応する人がいないということとなってしまいます。

アカウントの復帰

アカウントを誤って削除してしまったとき、もしくは以前のユーザーが復職するとき、適切なアカウントを選択したあと、「ユーザーの復帰」を押してアカウントを復帰させてください。

Tip 必ず再度代理人のメールアドレス、権限、グループなどの設定を調整する必要があるかどうかを確認してください。

権限管理

権限管理は「設定」→「会社の基本情報設定」→「権限の訂正」の順で進めてください。

Table 1. 権限の定義
権限 制限の機能 說明

権限管理

「設定」→「会社の基本情報設定」→「権限の訂正」

職位管理

「設定」→「会社の基本情報設定」→「権限の訂正」→「職位」

部門管理

「設定」→「会社の基本情報設定」→「権限の訂正」→「部門」

ユーザー管理

「設定」→「会社の基本情報設定」→「権限の訂正」→「ユーザー」

グループ管理

「設定」→「会社の基本情報設定」→「権限の訂正」→「グループ」

プロセス管理

「設定」→「フォームとプロセス設定」→「プロセス編集」、「設定プロセス選択分類」、「追加/プルダウン式選択表の編集」

ドキュメント管理

「設定」→「フォームとプロセス設定」→「プロセス権限管理」

プロセスエラー処理管理

「設定」→「フォームとプロセス設定」→「プロセスエラー処理管理」

ラベル権限

「設定」→「ラベル管理」

一般ユーザーは自身のラベルしか管理できませんが、権限のある人は全員のラベルを管理することができます。ラベルについてはラベルの説明を参考にしてください。

報告表管理

「設定」→「報告表設定」→「報告表権限管理」

Dashboard.all

「プロセスダッシュボード」

一般のユーザーは自身に関係あるデータしか見ることができませんが、権限のある人は会社全体のデータを見ることができます。

テンプレートの作成(新しいプロセスの作成)

「休暇申請プロセス」の例を用いて、上方の選択フォームの「設定」→「フォームとプロセスの設定」→「プロセス編集」を選択し、新しいプロセスを作成してください。

プロセスの編集には6つのステップがあります:

  1. プロセスの名称

  2. ドキュメント欄(フィールド)

  3. プロセス

  4. 任務の指定

  5. プレビュー

  6. 完了(権限の設定)

プロセスの名称

プロセスの名称を入力し、「休暇申請」を入力します。

Template Name

ドキュメント欄

一つのドキュメントが作られたあとの第一歩は、プロセスに対応するドキュメントがどの欄(フィールド)が必要かを確定します。

欄(フィールド)形態

すべての欄(フィールド)には適切な形態があります。システム支援の欄(フィールド)形態は整数、実数(整数&少数)、文字、日にち、日時、チェックボックス(CHECKBOX)、是非、プルダウン式選択フォーム、接続位置、スペース、作成者名、作成者アカウント、作成者の部門、作成者の職位、フォームもしくは公式関数などがあります。 OmniBPM も一つのドキュメント内でフォームを追加することができ、フォームの各欄(フィールド)の形態も実際のユーザーのニーズによって選択することができます。 一つの欄(フィールド)を追加する際は、必要な形態に基づいて「+整数」などを押してください。

Field Type

Tip テンプレート内の装飾性文字とレイアウトの補助として使用するスペースは、「+スペース」を使用してください。
欄(フィールド)設定

欄(フィールド)の形態を押した後、その形態の欄はこのサンプルの中に追加され、この時その欄の名称を設定する必要があります。設定時の画面(インターフェース)は以下の通りです。:

Text Field

欄(フィールド)の名称以外:

  1. 拡大/縮小

    この欄の幅の増加/減縮

  2. データ表

    データ表の設定については、外部データベースの連結の説明を参考にしてください。

休暇届け

この範例において、6つの欄(フィールド)に基づいて追加します:

  1. 休暇申請者

    まず「+文字」を押すと、画面に一つの欄が追加されます。左側の欄(フィールド)の名称に「休暇申請者」 を入力し、「完了」を押してください。

    Text Field

  2. 開始時間

    同時に「+日時」を選択し、「開始時間」の欄を追加します。

  3. 休暇申請時間数(+整数)

  4. 休暇別

    「+プルダウン式選択フォーム」を選択し、欄(フィールド)の名称を「休暇別」と入力し、右の選択フォームから「プルダウン式選択フォーム」を選び、「休暇の種類」を入力した後、「追加」を押します。

    Popup Menu

    追加したあと、右上のプルダウン式選択フォームで既に「休暇の種類」を選んだかどうかを確認し、「完了」を押してください。

    Popup Menu

    Important これはプルダウン式選択フォーム内のリストから名前を付けているだけで、正式な内容は(例を挙げると,「病欠」、「私用」、「忌引き」、「出産休暇」、「育児休暇」などで)、 上方の選択フォーム「プロセス管理」→「追加/プルダウン式選択フォームの編集」の中から設定してください。
  5. 主任の同意(+文字)

  6. 人事の確認(+文字)

下記の図は完了後に出てくるものです。「次へ」を押し、「プロセス」に入ってください。

Fields

プロセス

概念

OmniBPM システムはプロセス設計において、大いに柔軟性と利便性が発揮できます。プロセスの進行は一つ一つの任務からなり、それぞれの任務は特定の人、部門、グループ、もしくは主任の責任によって 達成されます。 複数の任務は「同時」に進行することが可能で、優先順位に沿って進行することができます。実際に任務を執行する社員は、プロセス進行中に、担当しているグループの中からから指名することができ、 また、指定せず、そのグループ内の任意の人物として行うことも可能です。

その他、 OmniBPM システムはプロセスの設計時、順調にすべてのプロセスを進行し任務を優先順位に沿って執行するだけでよく、例外的もしくはエラーの状況に関しても、設計時に考慮する必要はありません。 プロセスを実際に進行する際に例外的なこと、もしくはエラーを修正する必要がある場合は、「退回」の方式によって実行が可能です。「退回」の受信者はプロセスを実際に執行する際に選択することができ、 このプロセス設計時には例外の処理は必要ありません。 このようにユーザーがより短時間でプロセスの設定を完了させられることに加え、非常に柔軟性があります。「退回」の使用については、退回ドキュメントの説明を参考にしてください。

IMPORTANT:「退回」はプロセス中で設定する必要はないため、一つのプロセス中に「無限ループ」が出現することはありません。(ある任務の制限において、最後に自身に帰依する連結を通します。)システムは自動的に「無限ループ」が存在するかどうかを調べ、もし出現した場合はエラーを通知します。

Table 2. 任務ノードの種類
ノード 說明

[プロセス発起人]

プロセスのユーザーを発起

[指定した責任者]

プロセス進行の過程において他の人が任務の責任者を指定します。

ユーザー

特定した一人のユーザー

グループ

グループ内の一人の社員:プロセス進行中、グループノードに指定した責任者がいない場合は、グループの全メンバーはこのドキュメントを受信します。 ただし任意で決めた一人がドキュメントを完成させたあと、ドキュメントはグループ内の全員の任務リストから次の責任者へ移行します。

部門

部門内の一人の社員:プロセス進行中、グループノード中に指定された責任者がいない場合、グループの全メンバーはこのドキュメントを受信します。 ただし任意で決めた一人がドキュメントを完成させたあと、ドキュメントはグループ内の全員の任務リストから次の責任者へ移行します。

主任のサイン

プロセス中は、ノードにサインする社員を参考にし、基本的に主任としてください。

プロセス運行の原理

プロセス進行時は、一般に「プロセス発起人」ノードの追加がスタート地点となり、「任務ノード」が達成されます。

  • フォーム記入の要求

  • 任務割り当ての要求

  • サインする人の人数の要求

以後一つの任務ノードが完成され、実際に任務ノードとなります。 すべての任務ノードに対して 既にすべて 完了 したあと、任務ノードのメンバーは通知を受け取り、ノードの任務を処理しなければなりません。 この概念は、プロセス設計の核心概念で、ここで再度プロセス運行の規則を繰り返します。

Important 一つの任務のノードになり、 すべての任務ノードに対して 既にすべて 完了 したあと、任務ノードのメンバーは通知を受け取り、ノードの任務を処理しなければなりません。
休暇申請プロセス

休暇届けのプロセスを設定します。このステップはこのドキュメントの任務を定義し(誰がサインしたかによる)優先順位に関係づけられます。 休暇届けのプロセスは以下の通りです。

  1. 任意のユーザーが休暇届けを出すとき、「同時」に休暇中の代理人を指定してください。

  2. 申請者の上司のサインと「同時」に休暇中の代理人のサインも必要です。

  3. 主任の同意後、(代理人のサインを待たず)「同時」に申請者は主任からの返信結果を受け取ります。

プロセス中の一つのノードを追加し、「+」を押してノードの種類を選択してください。

Flow-add-node

休暇届けのプロセスのノードは以下の順序で作成できます。

  1. 任意ユーザーの休暇申請

    「プロセス発起人」ノードの追加、任務は"休暇届けの記入"。

    Flow-1

  2. 「同時」に休暇期間中の代理人の指定

    「指定した責任者」ノードの追加、任務は「代理人の確認」、且つ「プロセス発起人(休暇届けの記入)」によって責任者を指定します。

    Flow-2

  3. 申請者の上司のサインと「同時」に休暇中の代理人のサインをもらいます。

    「主任のサイン」ノードを追加し、任務は"主任のサイン"、主任は「プロセス発起人(休暇届けの記入)」を参考にしてください。 プロセス図の接続の追加:「プロセス発起人(休暇届けの記入)」→「主任のサイン」、「プロセス発起人(休暇届けの記入)」→「責任者の指定(代理人の確認)」。

    Flow-3

  4. 「同時」に発起人は主任の返信結果を受け取ります。

    「グループ」ノードの追加、グループ内に追加するメンバーの選出、任務は"人事登記"。 プロセス図に接続を追加:「主任のサイン(主任のサイン)」→「人事 グループ(人事登記)」。

    Flow-4

    「プロセス発起人」ノードの追加、任務は"主任のサイン結果の受領"。 プロセス図に接続を追加:「主任のサイン(主任のサイン)」→「プロセス発起人(主任のサイン結果の受領)」。

    Flow-5

    Flow

任務の指定

このステップはすべての任務を指定し、ドキュメントの欄(フィールド)を編集することができます。プリセットは空欄のないよう必ず記入してください。そうしなければ任務を完了させることができませんが、 必須に設定しないことも可能です。一つのドキュメント欄は複数の任務によって指定でき、これらの任務はすべてこの欄(フィールド)を編集できます。 ドキュメント提示欄の値は最も遅く編集した時間によって決まります。ただし、OmniBPM はすべての完了した任務において、調査のために記入した値を記録します。

Important ドキュメント欄が編集可能な如何なる任務指定もない場合、この欄の値は変動が不可能となります —— それを編集できる如何なるユーザーもいないため、このような状況を避けなければなりません。

休暇届けの例を挙げると、全部で5つの任務があります:

  1. 休暇届けの記入

    「申請者」、「開始時間」、「申請休暇時間数」、「休暇種類」の四つの欄は必ず記入してください。

  2. 代理人の確認

    無し。ユーザーはこの任務において「サイン」を押すだけです。

  3. 主任のサイン

    「主任の同意」欄は必ず記入してください。

  4. 人事登記

    「人事の確認」欄は必ず記入してください。

  5. 主任のサイン結果を受領します。

    無し。

操作方法はクリック画面上方の任務の順に行うと、色が濃くなります。(現在設定している記入できる任務とプリセットは必ず記入してください。)画面下方を再度クリックしすると、 修正可能な任務のドキュメント欄の色が濃くなります。もし記入の必要がない欄は、「必要なし」をチェックできます。

Task Assignation

プロセス権限

プロセスの権限は設計の完了時に設定できます。他にも「設定」→「フォームとプロセス設定」→「プロセス権限管理」で設定できます。 プロセスの権限の分類:

  1. 作成可能

    作成の権限がある人は一つのプロセスを発起することができます。例えば:休暇申請のプロセスを作成できる人は企業内の社員でなければならず、;工程変更プロセスを作成できる人はエンジニアの人員となります。

  2. 可読

    すべてのプロセスは開始後、プロセスの発起人プロセス執行の過程中サインした社員のみこのプロセスのドキュメントを見ることが可能です。 いわゆる「可読(閲覧可能)」という、この権限を持つ人のみ、この種のプロセスのすべてのドキュメントを閲覧することができます。 休暇届けを例に挙げると、すべての人が休暇届けのプロセスを開始することができ、各自がすべての人の休暇届けの記録を見ることができますが、自身が記入した休暇届けしか見ることができません。 人事担当が一人以上の休暇申請のプロセスを処理するとき、各自は部分的な休暇申請のみ処理するため、すべての休暇申請記録を閲覧できる人はいません。 人事主任がすべての休暇申請記録を見る必要がある場合、主任に「閲覧可能」の権限を与えることができます。「閲覧可能」の権限は報告表をエキスポートする際、すべての種類のドキュメントをエキスポートできるだけではなく、 検索時、すべての種類のドキュメントを検索することができます。 報告表の設計とエキスポートについては、報告表についての説明を参考にしてください。

Important プロセス作成完了後、「作成可能」の権限を設定する必要があり、「作成可能」の権限があるユーザーのみ、ログイン時に選択フォーム内でプロセスを見ることができます。 この設定をしなければ、誰もこのプロセスを使用することができません。

プロセス進行設定

前の休暇届けプロセス中で、企業のシステム管理者は最短の時間で企業の完全に制度化したプロセスが使用できます。 ここで進行の設定機能をご紹介いたします。プロセスの設計と執行は企業の複雑な運用のニーズを満たすことが可能です。

多数の人がサインする任務ノード

「グループ」と「部門」の任務ノードに対して、サインすべき人の人数を設定することができ、その人数を超える数のサインが成されたとき、任務が達成されたこととみなされます。

任務ノードの下の編集を押し、「サインが必要な人数」を設定します。「サインが必要な人数」が1 の場合、一人がサインすればこの任務は達成されることとなり、 また、すべての人がサインしなければならないように設定することも可能です。

N Signers

Important サインするべき人数を超えたとき、最初にサインした人はノードの記入フォーム指定社員 の要求が必要になります。 後に続く人も記入した欄を訂正することができ、最後の一人がサインした状態のときを最終値としてダウンロードします。
任務ノード責任者の割り当て

ある任務において主任が実際に割り当てた責任者(以下「割り当てられたノード」)が必要な場合、任務ノード下の「編集」を押し、「責任指定のノード」を設定します。 プロセス執行時、「責任指定の任務ノード」に達したとき、「責任指定の任務ノード」の責任者は「割り当てられたノード」の割り当て作業を完成させる必要があります。 プロセス運用時、任務割り当ての操作については、任務割り当ての説明を参考にしてください。

Job Assignment Node

同時に任務ノードを処理する人

一つの仕事において同一人物が異なる段階で何度も確認が必要な場合、同時に任務ノードを処理する機能が使えます。後半に執行される任務についてはノード下の編集を押し、 「メンバーと指定ノードの同期」を選んで「任務ノード」を「初期に執行する任務ノード」に設定してください。 プロセスの執行が「後期に執行される任務ノード」に達したとき、システムは「初期に執行する任務ノード」の「任務の割り当て」を参考にし、この「任務の割り当て」を「後期に執行される任務ノード」の「任務の割り当て」とみなします。例えば「初期に執行する任務ノード」が「任務割り当て」を指定していないとき、「初期に執行する任務ノード」の実際にサインする社員は「後期に執行される任務ノード」の「任務の割り当て」となります。

Copy Job Assignment

Important 同時に任務ノードを処理する際、二つのノードの類型と制限は完全に同じでなければなりません。例えば、二つのノードは同一グループでなければなりませんが、職位に関しては制限はありません。 同類の形態のノードが現有のプロセス中にない場合、「メンバーと指定ノードの同時処理」の選択は出現することはありません。
触発プロセス
 「顧客見積書」の「購入フォーム」への触発を例に挙げると、例えば企業が「顧客見積書」を完成させた後、見積書の資料を「購入フォーム」上に対応させたい場合、*自動触発審プロセス*を利用することができます。
このようにユーザーが必要な多くの時間を短縮できるだけでなく、エラー発生の頻度を減少させることもできます。

見積書フォームへの記入業務 「プロセス発起人」ノードを追加、任務は"顧客見積書申請フォームの記入"。 Trigger workflow

自動触発新プロセス 「 自動触発新プロセスの起動 」を選べば、触発プロセスの動作を進行できます。 Trigger workflow

  1. 一触発一

    一枚のプロセスフォーム中の欄(A)は直接また別の一枚のプロセスフォーム欄(B)を触発することができ、且つ直接情報を記入できます。 「顧客見積フォーム」中の一つの欄は「購入フォーム」の欄に対応することとなります。

    Trigger workflow

  2. 一つが多くを触発する場合

    一枚のプロセスフォーム中の表の欄(A)は複数枚のプロセス(B)を触発することができ、プロセスを触発したあと、表の中の数値(A)は新しいフォーム中の欄(B)へ記入することができます。ただし新しいフォーム中の表には記入することはできません。 一つの簡単な例を挙げて説明すると、新入社員が会社に入るとき表の欄へ氏名、年齢、性別等の基本情報の記入において「一つが多くを触発する場合」を利用して新入社員に各自一枚の新しいプロセスを 作らせることができます。 Trigger workflow

進行段階プロセスの範例

一つの常用プロセスを範例として挙げると、例えば企業がエンジニア支援プロセスが必要な場合、販売部門の人がエンジニア主任にエンジニア支援を要請し、 エンジニア主任はエンジニアメンバーを指定して処理します。処理後に同一の主任が処理が完了したかを確認し、最後の処理結果を申請した販売部門へ送ることによって報告します。 プロセスは以下の通り設定できます。

  1. 販売部門がエンジニア主任へエンジニア支援を要請

    「プロセス発起人」ノードの追加、任務は"エンジニア申請フォームの記入"、「グループ(エンジニア主任)」ノードの追加、任務は"対応するエンジニアの割り当て"、且つ「プロセス発起人(エンジニア申請フォームの記入)」→「グループ(エンジニア主任)(対応するエンジニアの割り当て)と繋がります。

  2. エンジニア主任によるエンジニアの指定

    「グループ(エンジニア)」ノードの追加、任務は"エンジニア支援事項の処理"、「指定する任務ノードの責任」を「グループ(エンジニア主任)(対応を割り当てられたエンジニア)」に設定し、「グループ(エンジニア主任)(対応を割り当てられたエンジニア)」→「グループ(エンジニア)(エンジニア支援事項の処理)」と繋がります。

    Job Assignment Node Example

  3. 処理後、同一の主任が完了したかどうかを確認

    「グループ(エンジニア主任)」ノードの追加、任務は"エンジニア処理完了の確認審査"、「メンバーと指定ノードの同期」を選び、「任務ノード」を 「グループ(エンジニア主任)(対応を割り当てられたエンジニア)」に設定し、「グループ(エンジニア)(エンジニア支援事項の処理)」→「グループ(エンジニア主任)(エンジニア処理完了の確認審査)」と繋がります。

    Copy Assignment Example

  4. 最終処理の結果を申請した売り上げ部門へ送り、報告とします

    「プロセス発起人」ノードを追加、任務は"エンジニア部門の返答を受領"、且つ「グループ(エンジニア主任)(エンジニア処理完了の確認審査)」→「プロセス発起人(エンジニア部門の返答を受領)」と繋がります。

最終のプロセス図

Overview

公式欄(Formula)

OmniBPM のシステム内で、フォームの欄は他の欄の自動計算された値を対応させることも可能で、ユーザーが計算を誤る可能性を避けることができ、仕事の効率をアップさせることに繋がります。 例えば一つの購入フォーム上で、各項目の計算だけでなく総計もある中、各項目の単価及び数量は自動で計算され、;休暇届けフォーム内では、申請の総時間数も休暇開始から終了までの時間によって計算されます。

  1. 公式自動計算欄を追加したいとき、編集フォームの「+公式関数」を押してください:

    Formula

  2. 欄を追加したあと、自動計算の公式を入力:

    Formula

    私たちが使用するこの公式は"DAY([申請休暇終了時間]-[申請休暇開始時間])"です。

IMPORTANT: 欄に自動計算公式を入力する際、他の欄は [欄の名称] のように、欄の名称を []で囲み、使用してください。もし上方の例の中に、[申請休暇終了時間]がある場合、 申請休暇終了時間 の欄の値となります。

Important 欄の名称を用いて計算の欄を指定するため、フォーム中の名称の重複を避ける必要があります。重複した欄の名称は公式内で用いることはできません。

このように公式欄の設定は完了します。

そのほか公式欄は表の中で応用することもできます。 . 公式自動計算欄を追加したいとき、編集表の「+公式関数」を押してください。

+ Formula

  1. 欄を追加したあと、希望する計算公式を入力

    Formula

    私たちが使用するこの公式は"[購入項目.購入数量]*[購入項目.単価]"です。

Important 表の中の欄は [表の名称.欄の名称] のようになります。ここでの表の名称は購入項目 で、欄の名称は購入数量単価となります。このように総額は自動で計算されます。

公式も表の中の欄をもとに全体を計算することもできます。引き続き上記の例を用いると、一つの「購入総額」という欄を追加し、且つ「"Sum([購入項目.購入数量]*[購入項目.単価])として設定します"

Formula

Table 3. OmniBPMが提供的する数字オペレーター
オペレーター 説明

+,-,*,/

+、-、×、÷

%

余り (A%BはA÷Bの余り)

>, <, ==, >=, ⇐, !=

ロジック 大なり、小なり、イコール、以上、以下、ノットイコール

&&

ロジック AND

||

ロジック OR

Table 4. OmniBPMが提供する関数
関数 表の中の 「欄」にて使用(Column) 說明

MAX()

O

欄内の最大値

MIN()

O

欄内の最小值

AVG()

O

欄内の平均值

SUM()

O

欄内の合計

IF(C, A, B)

X

CがTrueのブール値の時、Aの計算式を送り返します。もしくはBの計算式を送り返します。

NOT©

X

CがTrueのブール値の時、Falseを送り返し、CがFalseのときは、Trueを送り返します。

DAY()

X

欄の数値を日数に換算

HOUR()

X

欄の数値を時間数に換算

HOUR_OF_DAY()

X

日にち/時間/時間数を欄の中の"時間"で返信

FLOOR()

X

"小なり"の欄の数値で最大の整数(切り捨ては無条件)を返信

CEIL()

X

"大なり"の欄の数値で最小の整数(切り捨ては無条件)を返信

Note 表の「欄」が「O」のとき、すべての表の「欄」の関数作用として表示します。例えばSUMの関数はすべての指定した「欄」または付帯の「欄」の計算式を合計します。単一の異なる表の欄は用いることができません。

最後に、関数の中で字並びを使用する場合は、英語の区切り記号 " " を用いて字並びを囲んでください。 例えば、 [休暇の種類]=="私用" として一つの判断式とすることができます。

欄の内容によってプロセスを決定

一つの複雑な企業プロセスでは、どの任務ノード(Task)が 必要とされるのかは時折、フォーム中に記入した内容によって判断されます。例えば、返品のプロセス中で、品質の問題によるものであるかどうかを判断する場合、もし商品の品質に問題があれば、 品質保証に関するプロセスを執行する必要があります。 もし品質とは関係のない問題の場合は、品質保証に関するプロセスは執行する必要はありません。

この例によると、「是非」の欄を用いてユーザーに品質の問題であるかを書いてもらうことができます。また、品質保証が記入するべきフォーム欄も一つの設計フォーム内であることが必要です。

TaskCondition

プロセス設計時、品質保証の関連プロセスも一つの設計プロセスの中にある必要があります。品質保証プロセスに関する任務ノード(Task)上で、 任務の条件をスキップする設定が必要です。設定時ノード上の「編集」を押し、「このノードをスキップする条件(条件は"True"のとき、このノードは執行されません)」を選び、 スキップした任務の条件を入力してください。ここでのスキップされた条件は 品質の問題ではありません で、 「NOT([品質の問題])」と入力します。「NOT([品質の問題])」を「True」とするとき、この任務はスキップされ、記入を要求されることはありません。

TaskCondition

TaskCondition

Important スキップする任務ノードの条件 成立時に、もともと任務ノードに記入を要求される欄も 要求されません となり、ノードは直接スキップされます。

条件の編集については、前の一章の中にある 公式欄に関する部分を参考にしてください。

プロセス選択フォーム

設計したプロセスのテンプレートは、プロセス編集器の第一段階で「確定」を押すと、作成権限を有するユーザーの画面左下のプロセス選択フォーム内に出現します。

Activate

左上のプロセスを選択すると、「未分類」の選択が出てきます。

Menu

プロセスに基づいて分類し、選択フォームを設定したい場合は、「フォームとプロセス設定」→「プロセス選択フォームの分類設定」をクリックしてください。作成したいファイルの名称、例えば「人事部」、「営業部」を入力し、 もともとの「未分類」下のプロセスをほかのファイル内へドラックしてください。 このようになります。:

Folder

こちらは完成後の様子で、選択フォーム中に既に「未分類」がなくなっていることがわかります。

Start

現有のプロセスの修正

すべてのプロセスはバージョンによる制限があります。一つのプロセスを一定時間進行し、実際の使用状況からドキュメント欄の増減、もしくは報告書の修正が必要と気づいたとき、 そのニーズに応じてプロセスを修正することができます。 システム中で既に完成したドキュメントはサイン時の状態に保留され、システム中の現在サインするドキュメントは発起時のプロセス及びドキュメント格式に基づいて進行し、 システム中で新しく作成されたプロセスは新しく発効となったドキュメント格式とプロセスによって進行します。

Version management

レポート

概要

OmniBPM レポートの提供がもたらす機能は、レポートがシステム内のドキュメントで保存している資料の進行統計と調整に対して、すべてのレポートは一種のプロセスの情報をエクスポートすることができます。 レポートの操作は主に二つの部分に分けられ、一つは「レポート設計者」がシステム内で、設計したレポートをエクスポートできる欄、及び条件を選別したデータにとして設定することで、; もう一つは、「レポートエクスポート者」が「レポート」上のフォームエクスポートの権限があるレポートを選ぶ(「レポート設計者」が設計したレポート)ことで、追加もしくは選別した条件を修正後、最終的なレポートをエクスポートします。 一般のユーザー(「レポートエクスポート者」)は直接レポート作成の章節へスキップすることができます。

Tip 同一のプロセスにおいて、会社内で一人一人の社員が必要な情報が異なるように、プロセス中のメッセージ(欄)も権限がある人だけが得られるように制限する必要があります。 OmniBPM システムのレポートはこれらのニーズを満たすことが可能です。

例えばシステム中に設定した病気休暇の時間数のレポートにおいて、このレポートを休暇届けのドキュメントプロセスに対応するようにしなければならず、休暇届けドキュメント中ですべての休暇の種類の資料を調整し、 名前と時間数の統計をリスト化します。詳しい設定はレポートテンプレートの設計レポートの作成の二つの部分に記載されています。

Important レポートの設計を始める前に、レポート設計者がレポート管理の権限があるかを確認する必要があります。もしなかった場合は編集したレポートのフォームを見ることができません。 権限の管理の章節を参考にしてください。
Important レポートをエクスポートする人はレポート管理の権限は必要ありません。権限の管理の章節を参考にしてください。

レポート設計のテンプレート

レポートの追加/レポートの編集

「設定」→「レポート設定」→「レポート編集器」で追加、プレビューまたはレポートのテンプレートの編集ができます。ここで私たちは一つの「病気休暇時間数」レポートを作成し、 「休暇届けフォーム」プロセスを選んでこのレポートの資料源とし、新しいレポート名を入力してから作成を押します。 New Report

修正を希望するまえに既に設定したレポートは、命名欄を押した後、フォームから選択するまえに設定したレポート名を押し、または以前設定したレポート名を直接入力すると、選択後にシステムは以前の設定値を取り出します。 それから修正を押せばレポート設定の修正が進行できます。

Preview Report

選択欄

レポート設計テンプレートの次のステップは、資料源のプロセス中の選択においてレポート中の表示欄でなければなりません。

「病欠時間数」というこのレポートの目的は、関係する社員の病欠の時間数をリスト化するため、「休暇申請者」及び「休暇申請時間数」を選び、「開始」と「終了」の日時を補助の情報とします。

Display Fields

Important 欄を選択するとき、一部の欄は古いバージョンのフォームであるため、図の中の「日にち」、「開始日時」、「終了日時」などのように、これらの古いバージョンのフォーム欄は現在のプロセス中には存在しませんが、 もし古いバージョンのフォームの資料をエクスポートしたい場合は、これらの欄を選ぶ必要があります。
Tip レポートを引導するとき、ユーザーはこの選択欄中の選択がエクスポートする欄に対してのみ有効なため、欄内の内容をエクスポートしたくないとき、ここでこれらの欄の選択(チェック)を取り消すことができ、 このようにこれらの欄の内容は保護され、ユーザーはレポート中にエクスポートすることはできません。
Tip この設計が人事に出勤簿の計算担当のレポートを与え、具体的な理由をエクスポートしたくない場合、理由の欄は選びません。 レポートエクスポート者はこのレポート中では休暇申請の理由をエクスポートすることはできません。

条件選別の設置

一般的に、「レポートエクスポート者」はサイン済みのドキュメント、またはプロセス権限の「閲読可」のプロセスが持つドキュメントしかエクスポートできません。 レポート中にもし「レポートエクスポート者」がすべてのプロセスのドキュメントをエクスポートする必要がある場合、「レポート設計者」はここで「レポートが表示するすべてのドキュメント(跨権限)」を選ばなければなりません。 そうしなければレポートを引導するとき、「レポートエクスポート者」はユーザーが閲覧可能なドキュメントしかエクスポートすることができません。

選別する条件は二種類に分けられます: . 訂正の許可

+ 訂正を許可された選別の条件はレポートエクスポート時「レポートエクスポート者」は依然としてニーズに沿って選別の条件を訂正することができます。

  1. 訂正の不許可

    訂正不可の選別条件は、レポートエクスポート時「レポートエクスポート者」は削除及び訂正することはできません。

Tip 訂正不可の選別条件は、フォーム中の資料によって「レポートエクスポート者」が資料をエクスポートできるかどうかを制限することができます。

新しく追加する選別条件

  1. レポートがすべてのドキュメントを表示(跨権限)

  2. 「訂正不可」「キャンセル状態」未キャンセル

  3. 「訂正不可」「完了状態」既に完了

  4. 「訂正許可」「作成日」は2018/1/1

Setting Filters

Tip 個人の休暇届け記録レポートを設計したい場合は、 チェックしない 「レポートがすべてのドキュメントを表示(跨権限)」を選び、レポートは個人が申請した休暇申請記録及びサイン済みの休暇申請記録のみエクスポートできます。(もしくは休暇申請プロセスの「読み取り可」の権限があるとき、すべての休暇届けの資料をエクスポートします。)

「次へ」を押せば現時点の選別条件が出力したレポートをプレビューすることができます。もし問題がなければ、「アーカイブ」を押して、レポート権限設定へ進んでください。

レポート権限とレポート選択フォーム

プロセス権限が、一つのレポートが執行可能な権限を持つユーザーのみ使用可能/レポートのエクスポート。報告が必要なすべてのレポートエクスポート者はすべて「執行可能」の権限が必要で、これがなければレポートをエクスポートすることができません。

Important レポート設計完成後、レポートエクスポート者を「執行可能」のフォーム中に加える必要があり、 そうしなければレポートエクスポート者はレポート選択フォーム中でレポートを見たり執行したりすることができません。

ここでは王総経理を執行可能なレポートのメンバーの中に加入させます。

Report Permission

レポート選択フォームの設定とプロセス選択フォーム設定は似ています。プロセス選択フォームの章節を参考にしてください。

レポート作成とエクスポートExcel

「レポートエクスポート者」は選択フォーム中からエクスポートしたいレポートを選択することができます。

Important レポート設計完了後、レポートエクスポート者を「執行可能」のフォーム中に加入させる必要があり、そうしなければレポートエクスポート者はレポート選択フォーム中でレポートを見たり執行したりすることができません。

レポートをエクスポートするとき、レポート選択フォーム中からエクスポートしたいレポートを選択します。

Report Menu

エクスポートしたいレポートを選んだ後、システムはレポートの設定に基づき資料が選別した条件とエクスポートできる欄を持ち出します。 当面選別したベースカラーが「黄色」の選別条件はユーザーが変更できる選別条件とし、ユーザーも新たに追加した選別器を押し、より多くの選別条件を追加できます; ベースカラーが「白」の条件をユーザーが変更できない選別条件とします。 当面は欄をユーザーがエクスポートできるすべての欄のリストとし、ユーザーがエクスポートする必要のない欄を選ぶことがなくなるようにし、エクスポートするレポートの内容を減らします。 レポートのエクスポート条件を調整した後、レポート作成を押せば、システムは選択した条件からレポートをエクスポートします。 Report Menu

レポートをエクスポートした後、エクスポートした資料が表示するブラウザ中以外でも、ダウンロードを押せばExcel格式のファイルをダウンロードできます。

Exported Report

Important レポート内の日にちと日時はエクスポートするExcelファイル中で、一つの数字として表されます。調整が必要な「保存格式」を「日時」とした後、日にちと時間として表されます。

プロセス管理

概要

OmniBPM システムの操作はプロセス開始によって発起され、一つのプロセスは開始した後、システムは以下の動作を進行し、直接プロセスを完了させます。

  1. 検査プロセスは現在執行すべき任務、任務の責任者、及びドキュメントを責任者へ送ることが必要です。

  2. 責任者によって執行される任務が要求する作業項目。作業項目は フォーム中の必須項目の記入任務に関わる責任者の割り当て、及び企業が定義する執行すべき業務項目です。そのほか任務執行中もニーズに応じて、もともとプロセス中に関係者に通知します。 フォーム中の必須事項に記入 操作方法はフォームの記入の章節を参考にし、任務に関わる責任者の割り当ての操作方法は 任務割り当ての章節を参考にしてください。

プロセス選択フォーム

ユーザーが一つのプロセスを開始するとき、ログインシステムにて、ログインする必要があり(ログインシステムを参考にしてください)、 ログイン後、左上にある「プロセス」を選び、「プロセス」選択フォームから執行を開始したいプロセスを選んでください。

Start Process from Flow Menu

Tip もし執行すべきプロセスが見つからない場合は、企業のシステム管理者へ通知し、関連の権限を開いてください。

プロセス開始後、システムにこのプロセスにおいて記入が必要となるフォームが出てきます。

Document Overview

プロセス執行の状況

プロセスフォーム中で最上部にあるプロセスが現在執行しているものの概況となります。

Document Status

欄の意義
  • ドキュメント番号:そのドキュメントのドキュメント番号。すべてのドキュメントは一つの独立した番号を持ち、この番号と他のユーザーを使ってコミュニケーションの基礎とすることができます。

  • サインリスト:すでにリストにサイン済みのドキュメント。

  • 当面の責任者:現在審査中の社員のドキュメント。

  • 作業予告:処理すべき事項のドキュメント

フォームの記入

このステップは任務の指定 の階段の設定をもとにして、 プロセスノードと記入必須の欄を繋ぎ、記入者がすべての必須の記入欄と指定任務を完成させれば、サインを送ることができ、プロセスを次の段階へと進めます。 プロセス開始時刻にて、最初のノードの責任者は「プロセス発起人」となります。 プロセス発起人は、テンプレートの作成時、如何なる記入必須欄の設定ありませんが、ドキュメントの表題は必ず記入しなくてはなりません。

優先順位と期限

ドキュメントの優先順位を設定「 緊急 」、「 優先 」、または「 普通 」に分けます。 ドキュメントの作成者はプロセスにおいて完成前であればいつでも優先順位を変更することができます(保存を押すだけで可能です)。 優先順位のほか、ドキュメントは「 期限 」欄で表示が可能です。

Tip プロセス発起人(ドキュメント作成者も含む)のためだけにいつでもドキュメントの表題、優先順位、期限を訂正することができます。 ただしサインをし送信済みの欄の内容は、返信されたときのみ修正が可能です。
記入必須の欄

ダークグレーがベースの欄は必ず記入が必要です。 ノード任務が完了でき得る必要条件の一つです。

Document Status

記入の必要のない欄

記入の必要のない欄は 任務指定 段階で「記入の必要のない欄」を選択し設定します。

記入の必要のない欄は、必ずしも記入しなければいけないことはなく、、取り急ぎ空白にしても目下の任務を達成できます。

テンプレート作成時に設計表があれば、フォーム記入時に上方の「+一筆資料」を選んで一つの表列を追加することができます。

表も記入が絶対に必要なものと必要がないものがあり、表に一つの記入できる欄があればよく、よって表には少なくとも一式の資料があればノード任務を完了させることができます。

Document Filling Table

CCと意見討論

CC(副本)、つまり Email も副本機能の目的は、副本の対象者もドキュメントの進度を把握し、討論に参加することができるようにすることです。

副本の対象者はすぐにグループ、身分、部門等、およびプロセスノードの設定の不一致についても、未処理事項の表列中でドキュメントを見ることができます。 ( 未処理事項をご参照ください)

プロセス発起後、すべてのドキュメントを閲覧可能な人物は、サイン済みかどうか、ドキュメントのプロセスが完了しているかに関わらず、いつでも副本でこのドキュメントを他の人に送ることができます。 送信する副本の画面は以下の図の通りです:

Document Status

ユーザーが一つのユーザー名でログインし、意見欄に意見を書き込んで提出を押せば、(空白でも構いません)副本の送信が完了します。

副本対象者により未処理の表列中でこのドキュメントを閲覧され、ドキュメント中に入れば副本がどのユーザーから送信されたかがわかります。

Document CC from

Important 副本を受信したユーザーは表示を押して既読システムだけがユーザーの既読及びドキュメント内容に同意したかを確認することができることを表示します。表示で既読を押す前にドキュメントはコピーされた社員の未処理事項中に 留まるため、すべての副本から送信されたユーザーは「既読の表示」を押す前にプロセスを完了させることができません。
オプション:返信必須

副本を送信する際「返信必須」を選んだ場合、ドキュメント中の副本情報ブロックは、意見ダイアログに出現し、副本の人に意見を記入させます。副本の対象者は意見を入力しなければ返信を押すことができません。

Document CC Require Reply

ざっと見するまえの意見

ドキュメントページの右側にて、ドキュメントに関する副本の意見討論を見ることができます。 すべての副本情報ブロックは、副本対象者の状態が「 既読 」、「 未読 」、「 返信待ち 」であること、もしくは返信内容を見ることができます。

ブロックは時間によって配列され、最上部が最新の副本情報になります。

そうすれば、すべての副本の対象は、一つのドキュメントの討論をお互いに見ることができます。

Tip ユーザーがドキュメントページ画面を離れるとき、もし「既読の表示」を押していない、もしくは 未返信の副本情報ブロックがあれば、 システムはユーザーに返信が必要なメッセージがあることを知らせます。

添付のアップロード

ドキュメントを閲覧できるユーザーはすべてドキュメントページ上にアップロードした関連の添付へ入ることができます。

添付をアップロードしたブロックはフォームの下方で、ブラウザをクリックしてアップロードするドキュメントを選びます。

もし必要であればファイルにて記入した詳細について述べることもできます。(空白でも構いません。)

Document Status

最後にアップロードをクリックし、アップロードが完了後、下方に出てくるファイル名を見ることができます。

Document Status

添付のダウンロード

ファイル名の右側のダウンロードをクリックするとファイルをダウンロードできます。

添付の削除

ファイル名の右側の削除をクリックすると、添付を削除することができます。ただしシステムは本当に添付を削除はせず、ただ削除と表示されるのみとなります。 削除と表示された添付は、復元をクリックすると復元することができます。

プロセスと任務割り当て( 任務責任者の指定 )

ドキュメントを閲覧できるユーザーはすべてドキュメントのページ画面に入ることができ、任務ノードの責任者を割り当てることもできます。

責任者に割り当て可能な任務ノード

責任者の割り当てを承諾した任務ノードは、現在の任務ノードの後に位置しなければなりません。このノードは下記の状況かもしれません。:

  1. ノードの責任者は一つのグループ もしくは 部門のためで、ノードはこのグループ内の少数の人がサインすれば完了できます。

  2. ノードの責任者が未定のとき、他のノード責任者によって決定される必要があります。(詳しくは 任務ノード責任者の割り当てをご覧ください。)

Tip もし B の任務ノードの責任者が A の任務ノードによって決定される場合、 割り当てられた責任者は A ノードの 必要任務 となります。 A ノードを処理する責任者は、 B ノードの責任者を割り当てる必要があります。 そうしなければサインを送信することができません。

このような任務ノードの下方に、白の「指定メンバー」のブロックが出てきます。括弧の後ろの数字は割り当てが必要な人数を表します。

Document Overview

指定メンバーをクリックすると、システムが一つのダイアログを出現させ、ノード設定が合致するユーザーがリスト化されますので、指定された人数のユーザーを選び、保存を押します。

Tip ドキュメントプロセスがある部門が担当する A 任務ノードまで進行し、そして A ノードが まだ指定されていない責任者の場合、 このドキュメントは部門のすべてのメンバーの「現在」のリスト上に出てきます。 ただしもし A ノード が 既に指定された責任者の場合、 このドキュメントは指定された責任者の「現在」のリスト上にしか出現しません。(詳しくは 未処理事項-選別項目をご覧ください。)

サインの送信

Document Buttons

サインの送信の意義は、任務ノードの責任者が、自身で完成させたノード上のすべての任務をサインしながら確認することにあります。 任務ノード上のすべての責任者(一つに任務ノード上に数名の責任者がいる場合もあります)がサインの送信を押すとプロセスは次の任務ノードに向けて進んでいきます。

サイン送信を押した後、送り返された場合を除き( 送り返しを参考にしてください)、欄の内容は訂正することができません。

Tip サイン送信ボタンはノードに関し対応できるユーザーの画面にしか出現しません。ユーザーにフォームの閲読の権限しかない場合、もしくはプロセスが既に完了している場合は、 ドキュメント中にサイン送信のボタンが出てくることはありません。
サイン送信のボタンが押せない原因

プロセスノード上の任務が未完成の場合、システムはユーザーがサイン送信を押すことを阻止し、 黄色の表示で未完了のニーズを知らせます。 サイン送信のボタンが押せないのは、以下の理由かもしれません:

  1. 指定した欄に正確に入力されていない。

  2. 完了していなければいけない「任務責任者の指定」の任務がある。( プロセスと任務の割り当てを見てください)

保存

サイン送信の前であれば、いつでも保存を押して記入したフォームの内容を保存することができます。

ドキュメントの送り返し

Document Buttons

ドキュメントが送り返されることで、プロセスの進度のメカニズムを退行させることができ、責任者の任務に欠陥がある、もしくは他に何かしらの原因があることが発覚するまえに、 プロセスの進度を一段階または数段階戻す必要があり、その場合にこの機能を利用することができます。

誰がドキュメントを送り返すことができるか?

すべての このドキュメントの内容を見ることができる人 は、そのドキュメントを送り返すことができます。 一般的な使用上、ドキュメントの送り返しを実行するユーザーは通常 現在の任務ノードの責任者 もしくは 副本の対象者 となります。

ドキュメント送り戻しのステップ
  1. 上段のボタンの送り返しを押すと、右側に白の送り返し情報ブロックが現れます。

    Document Reject Block

  2. このドキュメントにサイン済みのすべての人はリスト化され、送り返したいドキュメントの対象を選びます。一人のサイン者をクリックします。 サインした人が担当する表の欄は赤で表示され、それから送り返しを押します。

    Document Reject User

    Important 送り返した後にサインした人には、自動的にシステムが再度ドキュメントにサインするよう要求します。

プロセスの取消(キャンセル)

プロセスのキャンセルのボタンはドキュメントの下方、プロセスノードの説明図の後ろにあります。

作成プロセスのユーザー のみ、一つのプロセスを取り消すことができます。

キャンセル後のプロセスは、現在の任務ノードを停止するため、進行、退行、副本を送ることすべてが不可能で、このプロセスは既に放棄され、完全に休止していることを示します。

基本的に、既に完成されたドキュメントはキャンセルが不可能ですが、キャンセルしたドキュメントの内容を見たい場合は未処理リストの項目でキャンセル済みを選びチェックすることができます。

プロセス出力のカスタマイズ

OmniBPM プロセスをさらに企業のニーズに合致させることができるのはもちろん、プロセス出力において三種類のバージョンを提供しています。そのため、ユーザーにもっと便利に使っていただくことが可能です。 この三種類のニーズは最も基本的な出力のニーズから、最もフレキシブルなHTML自家製コードまでを提供し、顧客が社内で保存したデータ、もしくは外部機構(取引対象、政府部門)で応用した格式におけるニーズも満たすことができます。 「プロセス」→「購買部」→「購入申請書」を例としています。

Customized

Customized

出力の格式

プロセスは「 PDF 」、「 Word 」及び「 HTML 」の三種の格式で出力できます。

PDF(プロセスの直接出力の控えが必要な場合)

Customized

Word(プロセスの直接出力且つ訂正が必要な場合)

Customized

HTML(自らプロセス出力のバージョンと格式を設定する場合)

「設定」→「フォームとプロセス設定」→「プロセス編集器」→「購入申請書」の中で「カスタマイズしたレポートテンプレートのアップロード」のオプションを提供しています。

Customized

テンプレートの提供によりユーザーにHTML templateの製作方法を伝え、ユーザーの jinja2 言語自家製エクスポートのテンプレートの利用を可能にします。

Customized

ユーザーは完成したHTML templateを自分でアップロードすることができます。

Customized

フォーム記入完了後、出力が可能です。

Customized

カスタマイズしたレポートテンプレートのアップロード

ユーザーに便利にご使用いただくために、htmlを使用して一つのホームページを書き出す必要はなく、直接「Word」データを「Html」へ出力することができます。 「設定」→「フォームとプロセスの設定」→「プロセス編集器」中の一つのプロセスの中から設定します。

Customized

未処理事項とドキュメント管理

システム画面の最上部にある「未処理」をクリックすれば未処理リストに入ることができます。

Document todo-List

Tip 上方の選択フォームの未処理の後ろにある括弧()内の数字は、目下選別項目の条件下で適用する未読ドキュメントの数量です。選別項目が改変する際、この数字もそれに伴って変わる可能性があります。
Important 未処理リスト中に出てくるのは現在のすべてのユーザーが処理すべきドキュメントで、ユーザーが既にドキュメントのプロセス要求に満足しサインを送信している場合は、ドキュメントは未処理事項中に出てくることはありません。

未処理事項のリスト

未処理事項のリストは OmniBPM で使用するもう一つの重要な核心です。

下記の 四者のうち一つ のドキュメントを満たすだけで、すべて未処理事項の画面上にリスト状になって現れます。 この四つの条件以外のドキュメントは未処理リスト上に出てくることはありません。 このようにしてドキュメントがプロセスと関連している、もしくはドキュメントの権限を有する人によってのみアクセスできるよう保護します。 もう一つの点としては、自身と関係のないドキュメントがリスト上に出現しないようにできるため、処理効率を上げることができます。

ドキュメントが未処理リストの四条件に出現
  1. 自身で作成するためのドキュメント

  2. 自身でサイン済みのドキュメント

  3. 自身がこのドキュメントを読む権限がある場合、自身が適合させたプロセス中で設定した可読権限である可能性があり、(詳しくはプロセス権限をご覧ください)、 また、誰かが副本で送ったドキュメントかもしれません。 (詳しくは副本をご覧ください)

  4. ドキュメントのプロセスは自身で処理する必要があります。ドキュメントはプロセス中では一つの任務ノードで処理されるということで、自ら 任務ノードの種類 の身分指定に合わせます。

    Tip 第四の条件は比較的複雑で、例を挙げて説明すると、 一つの休暇申請フォームのドキュメントが人事登記のノード上で処理する場合、人事登記のノードは人事-出勤グループによって完成されなければならず、自身が人事-出勤グループにいる場合、 ドキュメントは自身の未処理リスト上に出現します。

選別項目

Doclist Filter Options

リスト中のドキュメントは大抵 ユーザーの処理状況 及び ドキュメントの状態 によって分類されます。 下記の選別項目を利用して、「ユーザーの処理状況」と「ドキュメントの状態」を組み合わせることが可能で、リスト化したいドキュメントをフィルタリングし、 「ユーザーの処理状況」は「現在」、「サイン済み」、「封印済み」及び「全部」を含みます。 また、「ドキュメントの状態」は「処理中」、「完了」及び「キャンセル済み」を含みます。

  1. ユーザーの処理状況に基づく

    ユーザーの処理状況 説明

    現在

    ドキュメントは現在のユーザーの参与が必要で、以下の二つの状況があります:

    - ユーザーは目下このドキュメントにサインする必要があります。(ドキュメントはプロセス中で一つの任務ノードを処理し、ユーザーは任務ノードの種類の身分指定を合わせます。)

    - ユーザーはこのドキュメントも副本対象です。

    サイン済み

    ユーザーはかつてこのドキュメント上でサインをした、もしくはこのドキュメントを送り返したことがある。

    封印済み

    ユーザーはこのドキュメントを既に封印している。詳しくは 封印をご覧ください。

    サイン送信

    ユーザーがこのドキュメントのサインを送る。

    全部

    未処理リストの四条件 中の一つの条件のドキュメントに合わせます。

    Tip この四つの選択項目中で二つ以上を選ぶとき、その意義は「or」です。例えば:「サイン済み」、「封印済み」をチェックすると、「サイン済み」 or 「封印済み」のドキュメントが書き並べられます。
  2. ドキュメントの状態に基づく

    ドキュメントの状態 説明

    処理中

    ドキュメントがまだプロセス中のすべての任務ノードにおいて未完了。

    完了

    ドキュメントはプロセス中のすべての任務ノードで既にサイン済みで完了しています。

    キャンセル済み

    キャンセル済みのドキュメント。詳しくはプロセスの取消をご覧ください。

    取消済み

    ドキュメントは既に取消済みです。

    Tip 同様に、この三つの選択項目で二つ以上チェックしたとき、その意義は「or」です。ただしユーザーの処理状況とドキュメントの状態のこの二つのブロック条件は、同時に達成される必要があります。 例えば:「サイン済み」、「完成済み」をチェックすると、すべての「サイン済み」 且つ 「完成済み」のドキュメントが出てきます。
Important 未処理事項のリストのページ上で選別項目の修正をする場合、システムが修正し、保存します。(ページについてはラベルページドキュメント分類を参考にしてください)次にページに入るとき、保存の設定に基づきドキュメントを選別します。 例えば:A ラベルのページがもともと設定していた選別条件を現在処理中とし、ラベルページで完成済みを選んでいる場合、次にラベルページに入りリスト化されるドキュメントの条件は: ユーザーが処理した状況は現在となり、またドキュメントの状態は処理中もしくは完成済みとなります。

リストの欄

Doclist Fields

「ラベル」の欄外を除いて、一列目の欄の表題をクリックすれば、各欄の属性に基づいてドキュメントを排列させることができ、三角形が上向きのときは小さい順に排列し、下向きの場合は逆を表します。

リストの欄 説明

未読

未読のドキュメントは赤のベースで表示されます。

Doclist Unread ユーザーがドキュメントの最新状況をまだ確認していないことを表示しています。 たとえ既にサイン済みのドキュメントでも、プロセス中の任務ノード更新または副本状態の変更(詳しくは 副本をご覧ください )は、未読であることを示します。

ドキュメント分類と名称

ドキュメントのプロセス名称について詳しくは プロセスの名称をご覧ください;プロセスの発起後、フォームへの記入時に入力するドキュメント表題について、詳しくは  フォームの記入をご覧ください。

期限

ドキュメントの期限について詳しくは フォームの記入をご覧ください。

優先順位

ドキュメントの優先順位について詳しくは フォームの記入をご覧ください。

ラベル

ドキュメントのラベルについて詳しくは ドキュメントラベルをご覧ください。

作成者

ドキュメントの作成者。

作成時間

ドキュメント作成の時間。

最後の修正

ドキュメントが最近保存された時間(サイン送信、優先権の変更だけではなく、ラベル等もすべてドキュメントの修正時間を更新します)。

作業概要

ドキュメントが現在プロセス中にあるノードの名称。詳しくは プロセスをご覧ください。 欄が空白のとき、このドキュメントのすべてのプロセスは既に完成していることを表します。ドキュメントリストの作業概要の色は三色あります: - 灰色:現在進行しているプロセスは担当しているノードではないことを表します。; - 青 :あなたのサインが必要であることを表しますが、赤のノードを減らします。; - 赤 :一人だけが担当していることを表し、その担当者が自身であるノードとなります。このノードはあなたによって処理される必要があることを表します。

Tip システムに進入後「未処理」をクリックし、未処理リストの初期状態 に: ユーザーの処理状況を「 現在 」に、ドキュメントの状態を「 処理中 」にし、すべての 未読 のドキュメントを排列します。

ラベル

ラベルは「 個人ラベル 」と「 公開ラベル 」の二種類に分けられます。 個人ラベルは個人のIDでのみ閲覧が可能で、公開ラベル は全員が閲覧及び検索可能です。

ドキュメントにいくつかのラベル(タグ)を追加することで、より分類管理の柔軟性を高めることができます。

例えば A の工程の第一階段に関するドキュメントを、すべて A の工程と第一段階の公開ラベルに加えることができ、参与する社員のドキュメントの分類を可能にし、; また同時に自身でその週に完了した個人ラベルの追加を可能にすることで、個人の作業管理を最適化することができます。

そのほか、常に検索されるラベルにおいて、未処理リスト中の ラベルページの追加を提案すると、このページはすべてのラベルを持つドキュメントを書き並べ、ドキュメントを検索する時間を省きます。

ラベル(タグ)管理

選択フォームの上方の「管理」→「ラベルの管理」をクリックし、ラベル管理のページに進入してから、公開ラベルのページか個人ラベルのページかを選びます。

  1. 個人ラベルの追加:

    個人ラベルには分類はなく、権限の設定も必要ありません。 個人ラベルを追加する際、ラベルの名称を入力し、Enter を押して追加します。 既に存在するラベルは、削除ボタンを押して削除するか編集をクリックして名称を変更します。

    New Private Tagtype

    Edit Private Tagtype

  2. 公開ラベルの追加:

    公開ラベルは分類管理の機能を発揮します。新しい分類中に分類名称を入力し、Enter を押してラベルを作成します。

    New Tagtype Folder

    新しいラベルにラベル名を入力して、Enter を押して公開ラベルを追加します。同様に、権限の解放を前提として、編集を利用してラベル名の変更が可能です。

    New Public Tagtype

    Important 公開ラベルは一旦追加すると削除することはできません。このほか、未分類及び新しく作成したラベルの分類は、先に権限を設定しなければユーザーに追加したラベルを解放することができません。 その設定をしないと、新しいラベルの入力ボックスが出現しません。(「ラベルの権限」を参考にしてください)。

ラベルの権限

出現したユーザーの選択フォーム中で、権利受託を欲するユーザーを選び、状況を見て右側の「追加」、「削除」、「再命名」をクリックすれば完了です。

Edit Tagtype Permission

Tagtype Permission Dialog

ドキュメントに替わるラベルの追加

ラベルブロックはプロセスフォームの一番下にあります。 第一行目は追加 公開ラベルにおいて、第二行目は追加 個人ラベルにおいて用います 。

図のように、一行目の選択フォーム内にすべてのラベルの分類が含まれます。新しく追加する公開ラベル「A工程」を例に挙げると:「工程のラベル」を選び、後ろに「A工程」と入力し、Enter を押して追加します。 または入力ブロックを押すこともでき、システムは自動的に「工程ラベル」によって分類されるすべてのラベルを書き並べるので、必要なラベルを選ぶだけでよいのです。

Document Add Tag

ドキュメント上に追加されたラベルは入力ボックスの下方に示されます。「╳」をクリックすれば削除でき、ドキュメントと関連ラベルを取消します。

Document Delete Tag

Tip ドキュメント追加/ラベル削除後 保存ファイルのクリックは不要 ドキュメントラベルは既に確実に変更されています。 TIP: 未処理リスト上で、直接ラベル欄をクリック+ドキュメントに替わるラベルを追加することもできます。

未処理リスト作成のラベルページ

素早く特定ラベルのドキュメントを探し出すために、ラベルページは便利なツールです。 未処理リスト上の、+を押すと、以下のようなラベルページツールが現れますので、選択フォーム中で「ラベル」を選んでください。

Add Tag Tab

Tag Tab Example

選択フォーム後方の入力欄に入力した後、システムは自動的にすべての個人ラベルと公開ラベルを書き出します。例を挙げると、「工程ラベル-A工程」を選び、下方の+記号をクリックすればページは完成です。

それから、未処理リスト上方の「ラベル:工程ラベル-A工程」をクリックすれば、すぐにそのラベルを擁したドキュメントを通るフィルタリングすることができます。 Add Public Tagtype

Project Management及びDocument Managementツールとして、

OmniBPM は完全な未処理リスト選別機能があり、ラベル(ラベル管理に関する公開ラベルの使用を参考にしてください)及びドキュメント「可読権限」(プロセス権限に関する「可読」を参考にしてください)の設定を合わせ、Project及びDocument Managementツールとします。

プロセス「可読」権限について

Project Management及びDocument Managementの主任は、関連するプロセスに対して「可読の権限」を与える必要があります。(參考プロセス権限に関する「可読」の設定を参考にしてください)。「可読の権限」を与えた後のドキュメントは管理者が未だサインをしていないもので、直接未処理リスト中から書き出されます。そうでなければユーザーのサイン済みのドキュメントしか書き出されません。

Project管理プロセス及びドキュメント

迅速にprojectに関する指定されたドキュメントを書き出す必要があるとき、projectに関するすべてのドキュメント上の「公開ラベル」が必要となります。(ラベル管理に関する公開ラベルの使用を参考にしてください)。この時公開ラベルはprojectに関する別名を命名できます。主任がprojectに関するドキュメントを書き出したいとき、ラベルページを追加することができ、公開ラベルを選んでから「全部」の未処理リスト選別項目を選びます。 このように「公開ラベル」下のすべてのドキュメントを書き出すことができます。

管理者が特定のプロセスに基づいて進度を追跡したいとき、ラベルページを追加し、「プロセス名称」を選んでから「全部」の未処理リスト選別項目を選びます。このようにすべてのプロセス下のドキュメントを書き出すことができます。

封印(アーカイブ)

一つのドキュメントにおいてすぐに送信処理ができない場合、ユーザーは封印機能を用いてドキュメントを暫定的に未処理事項のフォームへ移すことができます。 指定した時間待てば、ドキュメントは自動的に未処理事項中に戻り、このようにユーザー管理者の迅速な処理及び長い時間が必要なドキュメントの処理の手助けとなります。

封印ドキュメント

状態を「処理中」のドキュメントとし(現在もしくはサイン済みかどうかに関わらず)、プロセスフォーム画面に進入すれば封印ブロックにおけるドキュメント内容の一番上から下まですべて見ることができます。

封印されたドキュメントは封印期限に達するまで、「処理中」の未処理リスト上に出現することはありません。 封印したドキュメントはシステムに保存され、ドキュメントがキャンセルされる及び削除されるなどの状況を引き起こすことはなく、封印期限を過ぎると、未処理リスト中に再度出現します。 適切に封印オプションを利用することで、優先するべき緊急のドキュメントを目立たせ、保留中のドキュメントをより適当なときに出現させるため、個人のスケジューリング処理の改善に役立ちます。

封印期限

封印の期限オプションは「 1 日間」、「 3 日間」、「 1 週間」及び「カスタマイズ」に分けられます。「封印 1 日間」はドキュメントが24時間後に再度未処理リスト上に出現することを表し、それ以外も同じように推定してください。 カスタマイズを選択したとき、後方の空欄に封印予定日数を記入する必要があります。

Archive Options

封印のボタンを押した後、ボタンは封印解除ボタンに切り替わり、同時にドキュメントの封印期限を示します。

Archived

封印解除を押せば、すぐにドキュメントの封印状態を解除でき、このドキュメントは直ちに未処理リスト中に出現します。

既に封印したドキュメント

未処理リストに封印済みのドキュメントを書き出したいとき、未処理リストのオプション「封印済み」をクリックします。 また、上方の「已封存」のページのラベルをクリックし、このラベルの効果と同等の「封印済み」、「処理中」の二つのリストオプションをチェックすると、 すべての条件が合致したドキュメントが書き並べられます。

Filter Archived

ドキュメントの分類

ドキュメントの分類はプロセス名称です。 ラベルページのとおり、未処理リスト中にドキュメント分類のページを追加することができます。

未処理リスト左側の+をクリックし、「ドキュメントの分類」を選びます。 直接ドキュメント分類の入力欄、もしくは入力部分の名称をクリックすることもでき、システムは自動的に適切なドキュメント分類中に書き出します。

Add Doctype Tab

ラベルの条件を増やしたい場合、後方にてラベルを入力できます。(この欄は空白でも構いません。)

完成後、下方の+を押すと、ドキュメント分類ページは完成です。 それから未処理リストで完了したページをクリックすれば、リストはページの条件に基づいて適当なドキュメントを書き出します。

Doctype Tab Example

代理人

ユーザーが休暇申請の際、システムに進入して未処理事項が処理できないとき、OmniBPM は「代理人」の機能を提供し、責任者が任務において自身での処理が不都合な場合、 他の人に代理として自身の作業を委託することができます。

代理の型(モード)の下では、代理リストはすべて もともとの責任者の代理リストと交換されます。 ユーザーの権限 も完全に交換されます。

自身の未処理リストへ戻したい場合は、代理人の型(モード)を終了させなければなりません。(本章最後にある 代理人身分の開始と終了 中に詳しい説明があります)

Tip 代理の型(モード)下では、未処理リスト上でラベルページの増減がある場合、もともとの責任者のラベルページも変わります。 言い換えれば、すべての変更は、もともとの責任者の自身に対する未処理リストの進行の変更ということになります。
代理人の設定
  1. 自身のための代理人設定

    OmniBPM メイン画面の右上にあるユーザーの名称をクリックし、パスワードと代理人設定の画面に進入します。

    Substitute UI for Self 1

    職務代理人の一覧において、ユーザーの欄をクリック、もしくは部分ユーザーの名称を入力した後、選択フォームから職務代理人を選び、後方の追加を押します。 。

    Substitute UI for Self 2

    Tip ユーザーは、部門、職位、権限などの制限に関わらず、一人以上の代理人、代理人の資格を設定することができます。
  2. 他のユーザーのための代理人設定

    管理権限のあるユーザーは、「設定」 → 「会社の基本情報設定」 → 「会社の組織設定」 画面を利用して自分以外のユーザーのための代理人を追加することができます。 「職務代理人」ページをクリックし、追加する職務代理人一覧をクリック、または部分ユーザーの名称を入力して代理人を選択します。

    Substitute UI for Others

    點選後方的「+」號,即完成新增代理人。 後方の「+」をクリックすると、代理人の追加が完了します。

代理人としての身分の開始と終了

OmniBPM のメイン画面の右上のユーザーの名称をクリックし、代理人設定の画面に進入します。例えばadminがsalesを代理人として選択する場合、先にsalesのページに切り替える必要があり、 それから代理人の職位を選択します。

Substitute UI start

「代理」選択フォーム中において代理人にしたいユーザーをクリックすれば、すぐに代理モードが有効になります。

Substitute UI activate

この時、未処理リスト、システム権限等は、完全に代理人へと切り替わります。右上のユーザーID部分も代理中の状態を示します。

Substitute UI activate

一旦代理の作業が開始されると、「代理」選択フォーム後方に代理終了のボタンが出現します。

Substitute UI deactivate

代理終了のボタンをクリックすると、代理人モードが終了し、もとのユーザーの身分に戻ります。

プロセスのダッシュボード(Dashboard)

企業プロセスの執行状況は「プロセスのダッシュボード」を通して補助管理が可能です。

dashboard function

「プロセスのダッシュボード」の執行完了後、管理者に企業内部の多くのプロセス執行状況が提供されます。下の表の説明中の12個の統計図がその意味を示しています。

Table 5. プロセスダッシュボードの意味

プロセスの種類統計の執行中プロセス概況

プロセスの種類統計のプロセス完了概況

現在の責任者統計の執行中プロセス概況

現在の責任者統計のサイン済みの状況

プロセスの種類(プロセス責任者)による統計のpie chart

各プロセスの種類統計執行中プロセス数量のpie chart

プロセスの種類統計完了数量のpie chart

現在責任者統計待ち処理ドキュメント数のpie chart

現在責任者統計サイン数量のpie chart

プロセス種類(プロセス責任者)統計のbar chart

各種類のプロセス統計執行中のプロセス数量のbar chart

プロセス種類統計完了数量のbar chart

現在責任者統計待ち処理ドキュメント数のbar chart

現在責任者統計サイン数量のbar chart

現在の待ち時間(実際の処理時間)のbar chart

各種類のプロセス統計執行中プロセス発起後現在までに処理に費やした時間のbar chart

プロセス種類統計完了時処理時間のbar chart

現在の各責任者が統計プロセスを発起後、現在までに処理に費やした時間のbar chart

現在の責任者統計サインに費やした処理時間bar chart

dashboard overview

dashboard overview

dashboard overview

dashboard overview

「プロセスダッシュボード」のデータも異なる条件に基づき統計することができます。「選別器」を押せば選別するプロセスの種類及び統計のメンバーを選択することができます。 そのほか、プロセス完成の概況とサイン済みの概況も一週間、一か月内及び三か月内から選択し、統計時間にすることができます。

dashboard filters

dashboard filters

dashboard filters

dashboard filters

現在の待ち時間(実際の処理時間)も最長時間(max)/中間の時間(median)/最短時間(min)から選択し、表示します。

dashboard process time

プロセス看板(Kanban)

OmniBPMの看板機能はプロジェクト管理の一つの有力なツールとすることができます。 ユーザーは「プロセス」または「ラベル」を選び、選別が持つ未完了ドキュメントの条件とし、すべての選別されるドキュメントは「任務ノード」または「現在の責任者」に基づき看板を製作します。 プロセスが現在執行している状況が一目瞭然といえます。その中ですべてのプロジェクトに一つの專門「ラベル」を与える場合、すべての異なるMilstoneが一つの異なる「ラベル」であるだけではなく、 「ラベル」を用いて選別後、すぐにすべての待機処理事項の進度を書き出すことができます。 且つ、直接ドキュメントをクリックして、ドキュメントに進入することができます。詳細にプロセス進行の内容を理解でき、中堅主任と管理者にとって最も便利なツールです。

「任務ノード(Tasks)」による看板作成

Kanban Task

「現在の責任者(Users)」による看板作成

Kanban Task

勤怠

OmniBPM の「勤怠」機能はHRMグループを利用して役立てることができ、勤怠の設定は企業管理において必要とされる柔軟性に基づき増減することができます。

Note HRM機能の開放の前に先にテストブロックでの試用にて関連機能を理解しておくことをおすすめします。

HRMグループの開放

OmniBPM 予め、HRM 出欠勤の管理モジュールは開かないよう設定し、 HRM 出欠勤の管理モジュールは「設定」→「会社の基本情報設定」→「システム設定」の順で開き、「HRMモジュールの開放」をチェックします。

open HRM

設定

基本情報の設定

「設定」→「勤怠設定」→「勤怠システム設定」にて、各会社の実際のニーズに基づき設定することができます。

setting

設定に関する説明は以下の通りです:

設定項目

説明

自分でタイムカードを押す時間を設定

ユーザーがタイムカードを押すとき、その時間(システムの時間ではなく)を自分で記入します。このように社員が便利に随時タイムカードを押すことができます。

定時にタイムカードを押して出勤/退勤の要求

タイムカードを押す時間が許可範囲を超えたとき、日報に出欠勤の異常として表示し、発信して当事者に通知します。

タイムカードIPの制限

会社のインターネットIP addressを設定でき、 このようにしてのみ会社のインターネットタイムカードの使用が可能です。

タイムカード通知の開放

システムはタイムカードを押すべきときに発信して当事者に押すべきであるかを通知します。

休暇開始/終了時間

特別休暇が一度半日を休暇単位とするとき、休暇申請許可の開始と終了時間を設定すればそれが可能です。

年度の特別休暇日数

会社が労基法の特別休暇日数を提供する場合、この設定上で可能です。 OmniBPM システムは設定と暦年制に基づき全員の特別休暇日数を計算します。

每日の最高(最低)労働時間

タイムカードで最高/最低の設定労働時間を押したとき、システム日報中にエラーを提示します。

社員の基本情報の設定

使用説明のエクスポート/インポート方法

最も簡単な設定方法はその際の資料を送り出してシステムを戻すことです。 「設定」→「勤怠設定」→「社員情報設定」へ進んでから左側の「ロットインポート/エクスポート」を選択し、全社員の社員情報をエクスポートします。

import and export

資料エクスポートを押した後、会社のExcelファイルがダウンロードされます。內容は以下の通りです:

excel

各社員の社員ナンバー、出勤開始日を記入し、離職した社員については離職日も記入してください。

年度休暇日数 」はエクスポート時のその社員の当年の特別休暇日数で、労基法の待遇が必要な場合、もっと多い日数を記入することが可能です。システムが後でインポートする資料に基づき再度計算したいときは、 0を記入してください。

既に使用した年度休暇日数 」はエクスポート時、その社員がシステム中で既に申請した特別休暇日数で、この欄の設定は無効となります。

今年の特別休暇調整日数 」は当年中で出欠勤システム導入時、その社員が当年で既に休んだ日はここから調整が可能です。

Important 注意!その社員の公休はこの欄を利用して調整し、直接「年度休暇日数」は調整しないようにしてください!
タイムカードを押す必要のない社員の設定

タイムカードを押す必要のない社員は、直接社員情報設定下の タイムカードを押さなくてもよい を押すことで、タイムカードの異常に関する通知を受け取ることはありません。

punch card to work

HRM出欠勤に関するプロセスの設定

OmniBPM の最大の特徴は、電子サインのプロセスとフォームに卓越した柔軟性があることで、プログラムに記入の必要がない状況下でもニーズに基づき自動的にカスタマイズします。

プロセスとフォーム設計の方法は、詳細なドキュメント說明「使用手引き」を参考にするか、または直接「テストブロック」に進入しガイドに沿って学習してください。

HRM出欠勤に関するプロセスは特別な欄による統計が必要なため、設計の入り口が異なります。「勤怠プロセス」のTabを選択してください。

flow

そのほかの設定の詳細は上方のドキュメントを参考にするか、もしくはテストブロックに進入してテストをしてください。

各種休暇の管理

結婚休暇、忌引き、産休、出産介護休暇、育児休暇の申請まえに、当事者は関連証明ドキュメントを人事部に提供し、人事部はシステム中に労基法もしくは会社の規定に基づき社員が申請できる日数を設定し、 その後申請が実際に必要な際、再度休暇申請のプロセスを実行します。

「休暇別期限表」の中で、これらの休暇で申請できる日数については、社員情報において、その社員が申請できる日数と申請できる期限を追加設定することができます。

table of leave

出欠勤カレンダー

完成後、会社の毎日の出欠勤状況を手軽に管理することができ、営業社員の顧客訪問状況もシステムを利用して管理追跡することが可能です。

「勤怠」→「全体出欠勤カレンダー」により社員の出欠勤状況を管理します。

calendar

每日の出欠勤の状況確認

「個人」、「日にちによる検視」及び「社員による檢視」で毎日の出欠勤状況を見ることができます。

attendance status

外部データベース

OmniBPM は外部のデータベースと連結し、また OmniBPM 中のフォームの欄とも連結し、データ入力時に自動的に関連欄の機能を取り出すこともできます。 外部データベースの使用前に、「外部データベース連結設定」及び「外部データベースView(検視表)」の設定を実行する必要があります。 設定完了後、ドキュメントテンプレートの設計時、テンプレート中の欄及び外部データベースView中のColumnを連結することも可能です。

ユーザーがフォームを記入するとき、システムは対応するColumnの中から適する内容を探し、ユーザーが選択したautocompleteを提供します。autocomplete発生時、view中の同一のrowの他の欄は そのほかの対応する欄の中に記入されます。

外部データベースの連結設定

外部データベースは先にデータベースの連結線から設定を開始します。連結線の設定は「設定」→「外部連結とデーターベース設定」→「外部データーベース連結設定」からとなります。

database config menu

「連結名称」はこのデータベース連結線の名称で、他のデータベース設定時にこの連結時の名称を指定する必要があります。 「データベース」はデータベースの類型です。現在支援しているものはPostgresql, MSSQL, MySQL, Oracleがあります。 「データベースの名称」は連結が必要なviewのデータベースシステム中のdatabase nameにあります。

database config screen

追加完了後、表中の連結状態を利用して連結が成功したかどうかをテストすることができます。連結線の“問題なし”は「true」と表示されます。

database config list

外部データベースView(検視表)

データベース連線の設定後、どのView中のデータが OmniBPM システム保存として提供可能かを設定する必要があります。 Viewの設定は「設定」→「外部連結とデータベース設定」→「外部データベースView(検視表)の設定」から進入します。 その中の「データベースView(検視表)名称」はフォーム設定時、View時に使用した名称を参照します。データベースを選択した後、Viewの名称を入力できます。

Viewの設定は二種類の方法があり、一つは直接既に存在するViewの名称を入力し、システムは直接View全体に連結されます。 もう一つの方法は、現有のデータベースからSELECTの指令により一つのViewを生産するという方法です。

  1. CSVファイルのアップロードは、ユーザーに「外部データベース管理」の権限を持たせる必要があります:「設定」→「外部データベース設定」→「外部データベースView(検視表)の設定」でアップロードの画面が見つかります。

  2. 替わりにアップロードする資料を命名後、外部データベース連結で「CSV File」を選択し、すぐにアップロードすべきCSVファイルを選んで「追加」のボタンを押し、アップロードができます。

database view

Important このSELECT指令は毎回フォーム欄でauto-completeが必要な時に執行されるため、SELECT指定執行の效率を考慮する必要があります。

追加が成功した後、設定に問題がなければView中のすべてのデータ欄のリスト(Columns)を見ることができ、リストの一番右側の選択ファイルのボタンを通してデータ内容を更新できます。 (新しいCSVファイルをアップロード)

database view list

テンプレートと外部データベースの連結

OmniBPM 外部データベースをデータ来源とし、フォームの記入時、外部データベース中のデータは自動的に関連欄内に記入されます。

フォームの設計時、フォーム欄と外部データベースView中のColumnの相関関係を指定することができます。

Note 同一のViewは一つのフォーム中で何度も参照される可能性があります。交換(商品交換)のプロセスの場合、返品の品番を入力する必要があるため、自動的に返品の品番関連のデータが入力されます。 再度交換商品の品番と関連データも入力する必要があります。両者は同一のViewを用いる可能性がありますが、キャンセル品番が自動完成される時、システムは自動的に交換品番のデータを記入することはありません。 交換品番データはユーザーが他に交換品番を記入するときに完了します。そのため両者は同一のViewを使用しますが、異なる「autocomplete欄グループ」を用いる必要があります。

フォームの設計時、「autocomplete欄グループ」をいくつか追加することができます。同一の 「autocomplete欄グループ」の欄は、autocomplete上にある時、自動的にデータベース中から対応するデータに記入されます。 すべての 「autocomplete欄グループ」は上方で設定した「外部データベースView(検視表)」に対応する必要があり、「外部データベースView(検視表)」中のデータを利用して欄への自動記入を実行します。

フォームの設計時、右上に「autocomplete欄グループ」を追加することができます。 autocomplete group

グループ名称を入力し、対応する外部データベースを選択した後、「追加」を押して一つのグループを追加します。 autocomplete group

フォーム中の欄とColumnの対応を設定するとき、連結したいフォームの欄をクリックし、「編集」→「進行段階設定」を押して、欄に追加したい「autocomplete欄のグループ」を選択したあと、 連結したいColumnを再度選択します。

autocomplete group

欄の完成時にシステムが自動的に他の 「autocomplete欄グループ」のフォーム欄を希望する場合、外部データベースが対応する資料の記入に基づき、「 autocomplete欄グループ內容と同一の自動記入 」をチェックしてください。

autocomplete group

Important 自動記入の規則は、記入する欄に「autocomplete欄グループ內容と同一の自動記入容」をチェックし、記入する内容が外部データベースに対応するColumn中の唯一のRowである時、 Rowの他のColumnデータは同一の「autocomplete欄のグループ」の欄の中に記入します。
Note 例えば、顧客番号を記入した後、自動的に顧客名、連絡電話欄を持ち出した場合、顧客番号、顧客名、連絡電話は外部データベース連結を設定する必要があります。 顧客番号の進行段階設定中に「autocomplete欄グループ內容と同一の自動記入」をチェックします。ユーザーが自身で顧客名もしくは連絡電話を記入する時、システムは他の欄に自動的に記入されることはありません。

設定完了後、プロセスを執行するとき、設定と外部データベースが反映する欄を再度クリック後、データベース中の内容が選択項目として出現します。

autocomplete group

autocomplete group

Webhook と外部のシステム直列接続

OmniBPM システム中で webhook と外部のシステム直列接続を設定することができ、 webhook の機能を利用すれば、 外部システムはすぐに OmniBPM システムが主動的に送り出したプロセス進度の更新とドキュメント內容を受け取ります。

キー(Key)の生成

使用前に会社のキーを產生する必要があり、このキーには非常に強い権限があるため、きちんと保管をする必要があることに注意してください。キーを生成するときは、システム設定ページにて 生成APIキー のボタンを押します。

Generate API key

設定 Webhook

先に「設定」→「外部連結とデータベース設定」→「Workflow RESTFUL API Hook」の進行を設定します。

set webhook

ここから作成する webhook のプロセス、webhook が触発するプロセスノードと触発の時機を選択することができます。

set webhook

触発のプロセスノードは 指定しないを選択することができ、触発の時機はすべてのプロセス執行の状態を単位として示します。

set webhook

触発の時機は「進入」、「完成」及び「返送」の三種類があります。

set webhook

webhook 触発條件の選択後、webhook を追加すれば webhook の編集を開始することができます。

Webhookの內容が設定する必要があるのはwebhookの名称(自身が記憶しやすいもの)とPOSTのURL(ここでは http://requestb.in をテスト用として試用)で、それからPOST bodyの內容を設定できます。

set webhook

Post bodyはJSONの型式POSTを指定したURLとし、JSON中に出現する欄は自身での追加とカスタマイズが可能です。

そのほかPOST body中に一つの _event_info の情報があり、基本的にすべてのプロセスとドキュメントの内容を含みますが、ここで提供したPOST bodyが設計したモード上にあり、 ドキュメント内にある欄の情報に簡単にアクセスすることができます。

設定後、関連のプロセスを試験的に実行すると、webhookのPOSTが届きます。

內容のサイン

webhookの內容の正確性と不可変性を保証するため、キーを使用してサインし、HTTP header中の欄に保存します。

sign

サインの方法もpost內容をsha256としたhmacの結果となります。

sign

Slack と即時に整合

いくつかのプロセスの即時執行状況が外部システムを即時に更新したい場合、OmniBPM の webhook は最良のツールと言えます! OmniBPM の webhook と Slack を利用して即時に整合し、開発時に即時に bug (バグ)の通知と処理状況の追跡を行います。

データベースの書き戻し

  1. まず外部データベースが設定したプロセス事件処理プログラムまで。

    write back database

  2. 記入したいデータベースはどのプロセスかを選択し、プロセスが完成したときにのみデータベースの動作の記入が可能で、最後にプロセスを選択します。 (すべての人がサインし、副本の人も確認後に返信した状態でデータベースに記入されます。)

    write back database

  3. 下方にフォーム中の欄が書き並べられSQLの中のplaceholderで用いるべき名前に対応します。

    write back database

  4. 下方にて、SQL:がevent hookに一つの名前を与えることが可能で、記入したいデータベースを選定し、SQLを書きます。 本当のvalueの部分はplaceholderを用いて書かれていることが確認でき、placeholderの值はプロセスが完成したときフォーム中の値に代入されます。

    write back database

  5. 例えばSQL中にtableの欄が出現した場合、table中のすべての行は独立し一度SQL(placeholder分別代入table中の異なるrowの值)が執行されます。 tableの欄が出現しない場合、SQLは一度だけ執行されます。例えば上方のSQLをtable中の:item_listnameと:item_listtimeにて使用します。

write back database

実際にプロセスのサインが完了した後、Databaseの內容は以下のようになります:

write back database

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